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RPAソリューションと取り巻く環境。コンサルタントに求められることとは

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RPA(robotic process automation ロボティック・プロセス・オートメーション)の導入は、企業にとって生産性向上の切り札となりつつあります。

政府の方策である働き方改革により、各自治体もロボットによる業務自動化に取り組み始めました。これに伴い企業も規模の大小に関わらず、RPAソリューションの導入を検討し始めています。大企業のみならず中小規模向けのRPA導入支援も増加し、ソフトウェアサービスとコンサルティングのワンストップサービスの提供も急増しました。

ここではそんな環境においてコンサルタントが留意すべきポイントと、クライアント企業へ提供すべき業務サービスについて掘り下げます。

 

 

目次

■RPAソリューションを取り巻く環境の変化
(1)活性化しているRPAソリューションサービスの状況
(2)優秀なロボットを活用するためには、優秀な人材も必要

 

■RPA導入にあたって企業が持つべき「覚悟」とは
(1)企業全体の業務設計を変えるという確固たる覚悟
(2)RPAはオールマイティではない

 

■失敗しないRPAツールの選定ポイントとは何か
(1)ポイントは「管理性」の高さ。業務担当者が使いこなせて初めて真価を発揮する
(2)RPAの次ステップも視野に

 

■今コンサルタントに求められる役割とは
(1)目的を明確にして、現場を巻き込むよう経営陣を導く
(2)現場目線の目的を具体的にイメージさせ、モチベーションを上げる

 

■まとめ

 

 

RPAソリューションを取り巻く環境の変化

RPAソリューションを取り巻く環境の変化_1

(1)活性化しているRPAソリューションサービスの状況

ここ近年、活性化して来たRPAソリューションサービスの状況を整理しておきましょう。

2018年7月、RPAテクノロジーズ株式会社と日本マイクロソフト株式会社がクラウド型RPAソリューション「Robot As A Service on Azure」を共同開発したと発表しました。内容は、RPAテクノロジーズが提供するBizRobo!やBlue Prismなどのroboticツールと手書きOCRを、Microsoft Azure上に構築するというものです。

クラウド型RPAに加えて、ロボットを教育するコンテンツを含んだ情報ポータルやAI製品をバンドルしたソフトウェアパッケージであり、robotic技術による働き方改革を楽に推進できるとしています。

Blue Prismは、2001年にイギリスで設立したBlue Prism社が世界で初めて開発した業務自動化ソフトウェアです。ブルーカラー業務用のロボットをホワイトカラー業務に適応させるという発想で、以後、同社は信頼できる老舗RPAベンダーとして世界で実績を積んでいます。このBlue PrismがAzure環境でリーズナブルに利用可能になったことで企業側の導入ハードルが下がった他、OCRやAIを組み合わせた高度な業務自動化がワンストップで提供されるメリットを生み出しました。

 

今後も日本マイクロソフトはさまざまなAI技術やクラウド技術を加え、更に能力を高めたオリジナルロボットや業務自動化のためのRPAテンプレートを提供していくとしています。

また、この発表のあった数日後、RPAテクノロジーズ株式会社は株式会社クラウドワークス、パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社と共同開発した「Forge RPA」の発表も行なっています。

こちらはRPAツールとサポート人材をセットで提供するというサービスで、企業の業務効率化を図るソリューションとして高い注目を集めました。この背景にはRPA導入が企業で急増する一方、導入時に必要不可欠なコンサルタントやエンジニアなどのRPA人材が大幅に不足し、普及のボトルネックになっている実状があります。

(2)優秀なロボットを活用するためには、優秀な人材も必要

いかに優秀なロボットであっても、導入時の業務分解やソフトウェアロボットのカスタマイズ、保守などのメンテナンススキルを持つ人材なくしては働きません。そこでRPA導入時にクラウドワーカーがサポートするワンストップサービスを提供することで、RPA市場を加速させる狙いと言えるでしょう。

 

大規模向けから中小規模向けまでクラウドワーカーが適切な専門知識やスキルを提供し、RPAテクノロジーズは主にRPAツールを、パナソニックがOCRソフトウェアを提供するとしています。RPAとOCRの技術の組み合わせで紙のデータ化からシステム入力まですべての業務を自動化できる有用性は、すでに世界的にも評価されています。

 

ツール導入や運用にあたっては専任コンサルタントを付けることで、企業を全面的にサポートする仕組みを整えています。こうした動きの他、NTTデータのwinactorNECのsoftware robot solutionなど、比較的中小規模向けのRPAツールなども続々と登場しています。

 

またRPA expressseleniumなどオープンソース・フリーウェアのRPAツール群も登場しており、導入を検討する企業にとっては何が最善の選択か、熟考を余儀なくされる状況となっています。コンサルタントとしては、活躍の場がコンサルファームだけでなくクラウドワーカーにも広がっていると言えます。最新の専門知識があればプロの人材派遣サービスに人材登録し、存分に輝ける場を得ることも容易でしょう。

☆RPAプロフェッショナルズ.jp:https://rpa-professionals.jp/

 

 

RPA導入にあたって企業が持つべき「覚悟」とは

RPA導入にあたって企業が持つべき「覚悟」とは_2

(1)企業全体の業務設計を変えるという確固たる覚悟

RPAを取り巻く環境が目まぐるしく進化する中、導入企業が最も認識しておかなければならないのが「覚悟」を持つことです。政府が提唱する働き方改革はいかに業務効率を上げて早く帰るかというものですが、企業としては、かける投資に見合うだけの生産性の向上が図れなければ意義はありません。

 

事実、RPAをうまく活用している企業もあれば、プロジェクトが失敗に終わったケースも少なくありません。コストをかけてRPAを導入したものの期待したような成果が得られなかったばかりか、現場に無用な混乱をきたしただけという事例もあります。そうした苦い経験から、RPAソリューションには興味はあっても手が出せないという経営陣は少なくないでしょう。

 

そこで必要になるのが、企業全体の業務設計を変えるという確固たる覚悟です。

RPAを導入すれば、これまで人が行なっていたホワイトカラー作業をロボットが代行することになります。ツールの導入自体はそう難しいことではなく、ともすればコンサルタント無しでも可能でしょう。

 

そこで現行業務のまま「とりあえず」で目についたツールの導入を図ると、非常に高い確率で失敗を犯すことになります。RPA導入時の重要なポイントは、現状業務のスリム化をまず図ることです。人には不可能な業務フローでも、ミスをしないロボットであれば現状業務の大幅なスリム化が図れます。

 

例えば、ヒューマンエラーを無くすためのダブルチェック工程はほとんどの企業で業務フローに組み込まれているはずですが、ロボットであればそれは不要となります。まずロボットの特性を知り、それを踏まえて業務のスリム化を可視化することで、RPA導入の真の価値を理解することが大切です。

 

ただ、長らく定型化したルーティンを続けてきた企業や現場にとって、人には不可能な領域の大幅な業務改革は大きな抵抗感を生むでしょう。それでも実施する覚悟を持つこと、真に業務改革を行なうという強い決断とリーダーシップが必要です。

そしてその決断を支えるために、RPAの専門知識を持ち人の組織や業務を知るコンサルタントのスキルが光ることになります。

(2)RPAはオールマイティではない

RPAは何でもしてくれるオールマイティな便利道具だと捉えてしまうと、大きな失敗を招く恐れがあります。事実RPAは非常に優秀なデジタルレイバーではありますが、特定の業務にこそ向いているロボットであり、適切に使ってこそ真価を発揮することができます。

 

ロボットに向いている作業はルーティン業務であり、一般的にマニュアル化ができる作業と言われています。多くの場合、数値の入力や計算、一定条件に該当するか否かを判断するチェック作業などが相性の良い業務となります。

ここでロボットに金銭面を任せるのが不安だと感じ始めると、RPA導入はまったくもって進みません。ロボットを疑うのは電卓を疑うのと同じく意味のないことですので、詳細なマニュアルに従ってロボット=デジタルレイバーを教育した後は、デジタルレイバーを信じる姿勢が必要です。ただし機械ですのでトラブルの発生は想定する必要があり、人がデジタルレイバーの行なっている業務を完全に理解しておくことが重要になります。

 

完全に任せきりにしているとトラブル時に現場の担当者が対応できないことになるので、臨機応変に「人によるフォロー」が可能な体制作りもポイントです。また導入費用を考えると、代行させる業務は年間の作業時間が数百時間単位で常に発生し、導入後も数年は内容が変わらない業務であることもポイントとなります。

 

ロボットを教育するための手順書は例外を含め詳細まですべて決め込む必要があるため、教育にかかるコストも計算しなければなりません。ルーティン業務であっても期限が限られていたり、頻繫に手順が変わったりするような不確定要素を含む作業は極力排除し、企業活動が続く限り普遍的に発生する業務に絞るべきでしょう。

 

 

失敗しないRPAツールの選定ポイントとは何か

失敗しないRPAツールの選定ポイントとは何か_3

(1)ポイントは「管理性」の高さ。業務担当者が使いこなせて初めて真価を発揮する

RPAツールを選定する際には、いくつかのポイントがあります。

業務効率を上げるためには、コンサルタントはクライアント企業からこれらのポイントをヒアリングし、適切なソリューションを提供しなければなりません。環境にもよりますので一概に言えませんが、基本的には管理性、業務とのマッチング、操作性、既存システムとの相性などが判断の鍵になります。

 

管理性は、「RPA導入後にツールがシステム管理者の手から離れ、特定部署内のみで独自の使われ方をしたり属人化したりしないよう集中管理できる体制を整えること」を意味します。大手企業内でよくあるツールの野良化を抑制するためには、すべてサーバ管理できるツールを選択するのが一番でしょう。

 

担当者がいなくなると誰も動かせなくなる、中身が分からなくなるという運営方法は非常に危険です。また、エラーへの対処も管理性が高ければ高いほどスピーディにリカバリーできます。それを踏まえた上で、クライアント企業がRPA化を希望する業務とのマッチングや、企業内のシステム部門や現場担当者の操作性、現行システムとの互換性などをチェックすると良いでしょう。

 

現在RPAツールは、初めてITツールに触れる初心者向けから専門知識に精通した上級者向けまでさまざまな種類が登場しています。有りがちな間違いは、クライアント企業が高い機能を欲するからと言って現場では手に余る上級者向けのツールを選択し、機能の1割も使いこなせないという失敗です。

 

繰り返しますがRPAは勝手に何でもやってくれるオールマイティな便利道具ではなく、現場の業務を把握している担当者がしっかり使いこなしてこそ真価を発揮します。実際にRPAを導入する現場で、担当者が具体的に使いこなすイメージがつくツールを選ぶのが確実でしょう。そのためにはツール選びの際、担当者が実際にデモ操作を行なったり、解説動画を見たりするなどして不自由なく使えるかどうかチェックする工程を入れるのがおすすめです。

(2)RPAの次ステップも視野に

現在のRPAは、指示されたプログラムに沿って決められた作業を行なうロボットとして提供されています。ただ、こうしたルールベースのRPAによる業務効率化の次ステップには、やはりAIとの組み合わせがあります。簡単に言ってしまえば、RPAは独自の判断は行ないませんが、AIは独自で判断を行なえるのが絶対的な違いです。

 

例えば経費などの出金処理をチェックする場合、品目コードなどの項目ごとに経理処理の妥当性を確認する作業はRPAでも実施できます。しかしミスがあった場合、RPAが再仕訳のステータスにすべて振り分けるとしたら、AIなら金額や担当者、年月日などの情報から自動で判断し、案件をスコアリングして振り分けることができます。

 

結果的に、ルールベースでは要確認案件が5,000件近くなるところが、AIでは1,000件程度にまで絞り込むことが可能という試算もあります。つまりそれだけ人の再仕訳作業を減らせることになり、全体的な工数削減が期待できるわけです。

 

こうしたAIによるITソリューションはまだ開発段階ですが、近い将来AIに任せられる業務が増えることは間違いありません。RPA導入時には、将来的に期待できる展開まで含めてクライアント企業に理解を促すことも、コンサルタントの大切な役割でしょう。

 

 

今コンサルタントに求められる役割とは

今コンサルタントに求められる役割とは_4

(1)目的を明確にして、現場を巻き込むよう経営陣を導く

経営者は業務効率化を目的としてRPAを導入するわけですが、企業全体に少なからず混乱をもたらす可能性を排除できません。コンサルタントはそうした混乱も想定した上で、導入プロジェクトを支援し、推進していくのが仕事です。難しい案件も成功に導くためには、コンサルタントはどのようなポイントに留意して支援すべきでしょうか。

 

それには成功例を参考にするのが一番有効です。

RPAを導入して成功している企業に共通することは、現場の従業員も巻き込んだ導入目的が掲げられていることです。例えば現場にもしっかりと課題意識があり、RPAの導入でもっと有意義な業務に注力できると考えられる担当者が多ければ、プロジェクトは自ずと成功の道を辿るでしょう。

 

RPAに限ったことではありませんが、新しいシステムを導入する際には目的を明確にする必要があります。しかしながら往々にして経営陣が持つ目的は、実際にツールを使う現場の従業員には実感を持って受け止められないことがほとんどです。

 

そのためコンサルタントとしては、導入の重要性が全社的に理解されるために、現場を巻き込む目的を設定するよう経営陣を導くことが必要です。

(2)現場目線の目的を具体的にイメージさせ、モチベーションを上げる

例えばRPA導入なら、作業を減らして残業を減らす、休日出勤を無くすといった目的であれば従業員にもプラスの目的となります。もしくは最新のITツールを扱うスキルを得るという、キャリアアップ志向の目的の設定も考えられます。

 

将来的にニーズの高いITスキルを実践的に習得することは、担当者に強い当事者意識をもたらすでしょう。こうした現場目線の目的を具体的に示すことでモチベーションを上げることも、コンサルタントの重要な仕事と言えます。また、意識的には現場主導でプロジェクトを進める姿勢を持つことも重要です。

 

RPA導入には現場を巻き込むことが不可欠ですが、いきなり「業務効率化」や「生産性向上」といった文言を並べても現場は苦手意識しか持ちませんし、仕事が奪われると警戒するケースが大半です。現場にヒアリングする際には、あくまでも現場の問題を解決するスタンスで実施するのが基本です。

 

例えば日頃の業務で手間がかかっていることは何か、面倒や無駄を感じていることはないか、困っていることを解消する姿勢で臨むことで積極的な意見を聞きやすくなります。RPAの導入が課題解消の手段として理解されれば、現場も巻き込んでプロジェクトに取り組めるようになるでしょう。

 

 

 

 

RPAソリューションサービスの現状と、企業やコンサルタントに求められることについて解説しました。

ソフトウェアサービスとコンサルティングのワンストップサービスを提供するメーカーも続々登場していますが、企業にとって何より重要なのはRPA導入プロジェクトを成功させることです。そしてそれを支援し、業務効率を上げることができる人材こそコンサルタントです。

コンサルタントにはすでにコンサルファーム以外にも活躍の場は広がっていますので、ぜひプロの人材派遣サービスを活用し、やりがいある仕事を見つけてください。

(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)

 

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