コンサルティングのやりとりを効率化できるビジネスチャットツールとは
作成日：2017/10/30
企業の約3割が導入済み！ビジネスチャットツールとは？
フリーコンサルタントの方は、いくつかのプロジェクトを同時進行させていくケースも多いのではないでしょうか？各プロジェクトの連絡事項をメールでやりとりしていると、メンバーが多かったり何度もやりとりが行なわれたりして、進捗状況がわからなくなることも多いですよね。重要な連絡メールを見落としてしまうと、プロジェクト全体の進捗が滞ってトラブルになることも。
今こうしたプロジェクトメンバーとのやりとりで注目されているのが、ビジネスチャットツールです。ビジネスチャットツールは、簡単に言えばLINEのようなメッセージのやり取りができて、なおかつビジネス向けにさまざまな機能がついているもの。社内の情報共有だけではなく、社外メンバーとのやり取りもできます。
2017年2月に実施されたビジネスチャットツールに関するアンケートでは、大手企業の約3割はすでにビジネスチャットツールを導入しているという結果が出ています。
このアンケートによると、ビジネスチャットツールを導入した目的は、以下の項目が上位となりました。
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・「スピーディーなコミュニケーションができる」
・「会議時間の大幅な短縮が期待できる」
・「複数人での情報共有が容易になる」
参考ページ：「大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査」（伊藤忠テクノソリューションズ株式会社）
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コンサルティング業務にも活用できる、ビジネスチャットツールのメリット
コンサルティング業務においても、ビジネスチャットツールを使うメリットはたくさんあります。主なメリットを3つご紹介します。
ビジネスチャットツールのメリット（1）メールより情報共有しやすい
プロジェクト管理を行なう上で、メールでは思うように情報共有できないこともあります。
■メールを使うときの問題点
・迷惑メールや宣伝メールが多く、重要な連絡事項が埋もれてしまう
・メールでは、件名のつけ方によっては内容がわかりづらい
・メールの宛先にCCやBCCを入れ忘れてしまうことがある
・メール本文に引用されていても、やり取りが続くと見づらい
・一旦メールを送ってしまうと訂正ができない
ビジネスチャットツールなら、こうしたメールの課題を解決してやり取りを効率化することができます！ビジネスチャットツールの場合、画面にバナー広告が入るものもありますが迷惑メールのような不要なメッセージは入りません。メールのように件名や署名、あいさつなどを書く必要がないという点も効率的です。
また、ほとんどのビジネスチャットツールでは、トピックごとに公開するユーザーを設定できるため、CCやBCCの入れ忘れや間違いも防げます。（1対1でメッセージのやり取りも簡単にできます）
ビジネスチャットでは、掲示板のように案件ごとにトピックをたてておけます。そのためトピックごとに、過去のやり取りを簡単にチェックできるというのも便利です。一度投稿した内容の修正や削除も可能です。（メールの場合添付ファイルを入れ忘れることもよくありますよね）ファイルも時系列でチェックできますし、サイズの大きなファイルもアップロードできるのも便利な点です。
ビジネスチャットツールのメリット（2）無料プランがあり導入しやすい
最近ではさまざまなビジネスチャットツールが登場していますが、多くのツールは無料プランがあります。（無料プランでは容量などの制限あり）フリーランスのコンサルタントや独立起業したばかりのコンサルタントでも、コストをかけずに気軽に導入できるという点もメリットです。
ビジネスチャットツールのメリット（3）マルチデバイス対応
もうひとつビジネスチャットツールの便利な点が、マルチデバイス対応。ほとんどのツールではPCだけではなくスマートフォン向けアプリが用意されています。（もちろんアプリも無料で利用できます）スマートフォンで常にチェックできるため、スピーディーな対応ができるのも人気が高い理由ではないでしょうか。
そこで今回は、これらのメリットを生かせる代表的なビジネスチャットツールとして、「Chatwork」と「Slack」をご紹介します。
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小規模でも使いやすい、日本発のビジネスチャットツール「Chatwork」
日本発のビジネスチャットといえば有名なのが「Chatwork」。2000年に創業というビジネスチャットでは老舗です。現在では、約14万の企業に利用されています。無料で使えるプランもあり、小規模プロジェクトでも導入しやすいというのが特徴です。
基本的な操作はLINEなどのSNSとほぼ同じ。1対1でメッセージをやりとりできるほか、案件ごとに参加メンバーを決めればクローズドな環境で情報共有が可能です。Chatworkではメッセージのやりとりとあわせて、タスク管理ができる点が大きな特徴。プロジェクトというと各タスクをいつまでに終わらせるかを管理しなければなりませんよね。Chatworkならメッセージのやり取りとタスク管理（タスク設定、期限の設定）がまとめてできて便利です。
無料プランでも5GBストレージがあるため、足りなくなる心配は少ないのではないでしょうか。有料プランになると、ストレージ容量の増加やビデオ通話などの機能が利用できるようになります。最上位の「エンタープライズ」プランになると、IP制限やモバイル端末制限など管理機能も充実しています。Chatworkはサービス提供元が日本企業のため、機能面でも日本企業向けに開発されているように感じます。また、いざというときサポートの面でも安心です。
海外のIT企業に大人気！ビジネスチャットツール「Slack」
海外で絶大な人気を誇るビジネスチャットツールが「Slack」です。アメリカのSlack Technologies社が2013年にサービス開始。世界で利用されており、1日のアクティブユーザー数はなんと300万人以上と言われています（※）
※参考ページ：「Slackのデイリーアクティブユーザーが300万人突破、有料課金は93万件に」（THE BRIDGE）
Slackも基本的な機能はChatworkと同じく、1対1位やメンバー間でのメッセージのやり取りができるというもの。もともとアプリケーション開発のコミュニケーションツールとして開発されたSlack。そのためITエンジニア向けの機能も充実しています。例えば「POST機能」。これは1つの投稿を参加メンバーが編集できるという機能です。プログラムのコードなどをシェアして、複数メンバーで編集することができます。
また、外部サービスとの連携ができるのもSlackの特徴。例えばGoogleカレンダーと連携すればGoogleカレンダーにある予定を自動的にSlackに投稿するということも可能。ほかにもTwitterやDropboxなどさまざまな外部サービスとの連携ができるようになっています。シンプルな操作がほとんどですが、英語仕様なのでやや使い方がわかりづらいという方もいます。（メッセージなどは日本語も問題なく使えます）特に年配の方などは抵抗があるかもしれません。
Slackも基本は無料。（5GBまでのストレージが利用可能）有料プランとしては、StandardとPlusという2つ設定されています。有料プランなら容量アップや使える機能が増えるといったメリットがあります。
ご紹介したビジネスチャットツール以外にもどんどん新しいサービスも登場しています。LINEもビジネス向けの「LINE WORKS」を2017年2月に提供を開始し、半年以上が立ちました（LINE WORKSは無料で使えるのは30日間のみで、基本的には有料です）。
なお、コンサルタントの方として気になるのはセキュリティ。プロジェクト管理をする上では重要な情報を扱うこともありますよね。ご紹介したビジネスチャットツールは基本的にSSLを採用していますが、そのほか有料プランで管理機能を強化しているものもあります。メンバー間でも使用ルールを決めるなど、重要な情報を扱うときは配慮したいところ。
プロジェクト内容やメンバーの状況にあわせて、最適なビジネスチャットツールを選んでみてください！
（株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部）
