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テレワークの課題解決に。失敗しない業務効率化ツールの導入

作成日:2020/11/06

新型コロナウイルスの影響で、急遽テレワークを導入したという企業も多いでしょう。テレワークといえば在宅勤務やリモート会議によって移動時間が減るなど、業務が効率化されるイメージがあります。でも実際には業務改善どころか、慣れないオペレーションなどのせいで生産性が下がったところも多いようです。あるアンケート調査によれば、「テレワークで生産性が下がった」と回答した人が6割もいるという結果も出ています(※1)。

 

テレワーク導入後、管理部門(バックオフィス)などは「社内の情報共有がうまくできていない」「従来のオペレーションでは回らなくなった」「ペーパーレス化が進んでいないので、テレワークに対応できない」という問題に直面しているケースも多く見られます。

こうしたテレワークの問題は、今すぐ対処が必要です。コロナ禍の長期化が懸念される中、テレワークは今後新しい働き方として定着することが予想されるため、新たな業務フローにテレワークを組み込む必要があるのです。

こうした状況の中、業務改善策として、業務効率化ツールの導入を検討する企業も多いかもしれません。今回は、おすすめツールや導入のコツをまとめました。

※本ページに掲載しているおすすめツールの価格・機能などの情報は、2020年9月~11月時点のものです。

 

目次

■テレワークの業務効率化を目指すために、解決すべき2つの問題
テレワークの問題(1)コミュニケーションが不足している
テレワークの問題(2)業務プロセスが属人化している

 

■テレワークのコミュニケーション不足を解決!おすすめタスク管理ツール
(1)Google ToDoリスト
(2)Asana
(3)Trello
(4)Todoist
(5)TeamHack

 

■業務プロセスの見える化に必要!おすすめ情報共有ツール
(1)Qast
(2)Qiita team
(3)Docbase
(4)Confluence
(5)esa

 

■業務効率化ツールの導入は難しい?失敗しやすい理由と解決策
(1)なぜ業務効率化ツールを導入しても業務改善しない?
(2)業務効率化ツール導入プロジェクトはどう進めればいい?
(3)社内だけではなく、外部のリソースに協力してもらうには?

 

 

テレワークの業務効率化を目指すために、解決すべき2つの問題

 

テレワークの業務効率化を実施するためには、最初になぜ生産性が下がっているのか、原因を探る必要があります。企業によって抱える問題はさまざまですが、一般的に企業がテレワークで解決すべき2つの問題について解説します。

テレワークの問題(1)コミュニケーションが不足している

テレワークによって大きな問題となるのが、社員や取引先とのコミュニケーションが足りなくなる点。オフィスにスタッフが集まっていれば、気軽に打ち合わせをすることができますが、テレワークとなるとそうはいきません。実際に内閣府の資料でも、テレワークでの不便な点として「社内での気軽な相談・報告が困難」が最も多い結果となっています。

 

テレワーク導入後、「zoom」などを使って、リモート会議をしているところがほとんどでしょう。ただ「リモート会議になかなか慣れない」「大人数でリモート会議をすると、参加者の状況がわからない」「在宅だと会議に集中できない」といった問題もあります。

テレワークの問題(2)業務プロセスが属人化している

テレワークで在宅勤務をするスタッフが増えると、従来のような平日9時から17時という共通の勤務時間ではなく、人によって勤務時間が異なるケースが出てきます。その場合「あの案件は〇〇さんしか対応できない」「この事務手続きは△△さんがいないと進まない」という属人的な業務があると、大きな問題になりますよね。

 

担当者が対応できない場合に備えて、他のメンバーがリモートでカバーできるシステムづくりが必要というわけです。特に管理部門(バックオフィス)はスタッフが異動にならないことが多く、属人的な事務仕事が増えやすい傾向にあります。テレワークを機会にこうした事務の課題が浮き彫りになり、業務改善の必要に迫られる企業も多いようです。

 

こうした問題を解決するためには、「業務プロセスの見える化」に取り組む必要があります。業務プロセスの見える化とは、各メンバーの業務内容や手順をマニュアルにするということ。もちろんマニュアルは、オンラインで共有できるようにしておく必要があります。在宅勤務中でもオンラインで社内のさまざまな情報やノウハウにアクセスできれば、業務効率化につながるはず。テレワークの利用が進むにつれ、こうした業務プロセスの見える化は管理部門(バックオフィス)や営業など、部門に関係なく必要性が高まっていると言えるでしょう。

 

「業務プロセスの見える化」をする上で、報告書や申請書などのドキュメントをオンライン化することも必要。国も、少しずつ事務手続きにまつわるペーパーレス化推進の動きを見せるようになり、実際にシステム導入に踏み切る企業も出てきました。とはいえ日本では、事務処理上捺印が必要という文化が根強く残っています。テレワークにもかかわらず、捺印など事務作業のために出社せざるを得ないバックオフィスの方々もいまだに多くいるようです。

 

完全なペーパーレス化を目指すとなると、社内システムの見直しなどもありかなり時間がかかります。いきなりペーパーレス化を目指すより、オンラインで社内情報をシェアできるシステム作りから取り組むのがおすすめです。

 

 

テレワークのコミュニケーション不足を解決!おすすめタスク管理ツール

 

テレワークによって多くの人が感じるコミュニケーション不足ですが、対面と比べて雑談や相談がしづらいという課題は、管理職から見れば「チームメンバーの進捗や状況がわかりづらい」とも言えます。メンバーの状況を確認するといっても、オンラインでのやり取りにも限度があります。現実的な業務改善策として、メンバーのタスク管理ができるツールの導入を考えたいところです。

 

タスク管理と言えば、Excelなど表計算ソフトでもできるのでは、という意見もあります。ただ表計算ソフトではすべてが手動なので作業に手間がかかりますし、複数のユーザーで同時編集しづらいという問題もあります。やはり業務改善策としては、タスク管理専用のツールをおすすめします。

 

一般的なタスク管理ツールは、タスクごとの進捗(進行中か完了か)がわかるようになっています。進捗状況を可視化しているので、「どのくらい遅延しているか?」「どの段階で止まっているのか?」が把握しやすいのがメリット。また他のツールと組み合わせることでさらに業務改善につながります。比較検討するときは、利用中のツールやシステムと連携できるかという点もチェックしましょう。

(1)Google ToDoリスト

Googleが無料で提供しているタスク管理ツール。Googleカレンダーなど、Googleが提供する他のツールやシステムと連携しやすいのが特徴です。

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.tasks&hl=ja&gl=US

(2)Asana

タスク管理だけではなく、プロジェクト管理にも使えるAsana。自動化できるところも多く、管理に手間がかからないのが強みです。またメンバーごとの業務量を把握できる機能があり、管理職の方にもおすすめです。

https://asana.com/ja

(3)Trello

タスクをカードのような形で可視化できるタスク管理ツール。シンプルな操作と見た目で、はじめてでも使いやすいところが強みと言えます。事務系のメンバーが多くITリテラシーが心配という場合におすすめ

https://trello.com/ja

(4)Todoist

世界で人気のタスク管理ツールで、シンプルなデザインで直感的に操作できるのが特徴です。「複数のプロジェクトをまたいでタスク管理できる点が便利」という声もあり、数あるタスク管理ツールの中でも高い評価を得ています。

https://todoist.com/ja

(5)TeamHack

タスク管理ツールは海外企業が開発したものが多いですが、TeamHackは、日本企業が開発した国産のタスク管理ツール。チャット機能やプロジェクト管理機能、労務管理機能などもあり、このツールだけで完結できるのが大きな特徴です。事務や営業など全社で導入したい、あれこれツールを使いたくない、という企業におすすめです。

https://teamhack.io/

 

 

業務プロセスの見える化に必要!おすすめ情報共有ツール

 

コミュニケーション不足と合わせて、テレワークの大きな課題である「業務プロセスの見える化」。これを解決するには、チームの各メンバーが持つ知識やノウハウを共有できる情報共有ツールがおすすめ。社内の情報共有しやすいシステムがあれば、情報の属人化を防ぎ業務効率化につながります。

 

在宅勤務やリモート会議の多いテレワークを前提に考えると、場所やデバイスを選ばずに使えるクラウド型の情報共有ツールを選びたいところ。社内資料をクラウドに載せて共有できるシステムならペーパーレス化にもつながり、事務作業の効率化にもつながります。操作性はツールによって大きく異なりますので、比較検討するときは必ずお試ししてみましょう。

(1)Qast

内でQ&Aのやりとりができる、いわば社内版「知恵袋」のようなシステム。匿名でも質問できる点が特徴です。「新規メンバーが急激に増えたためスキルにばらつきがある」というときにおすすめです。

https://qast.jp/

(2)Qiita team

日報や議事録なども含めて、手軽に社内でシェアできる情報共有ツール。プレーンテキストで投稿できるなど、生産性アップにこだわった機能が搭載されています。リクルートなどの大手企業を中心に多くの導入実績があります。

https://teams.qiita.com/

(3)Docbase

月額3ユーザーあたり900円から使えるプランもあり、スタートアップや中小企業でも利用しやすい情報共有ツール。2段階認証を設けるなど国内トップレベルのセキュリティを確保していて、セキュリティ重視のチームにおすすめです。

https://docbase.io/

(4)Confluence

メモやファイルといった情報を共有してペーパーレス化につながるほか、プロジェクト管理機能も備わった情報共有ツール。アプリで機能をカスタマイズできるなど、拡張性が高いのが特徴です。AdobeやIBMなど、IT企業の導入実績が豊富です。

https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

(5)esa

2014年に設立された日本のベンチャー企業が開発した情報共有ツール。「作成中や考えている途中などの不完全な情報でもまず社内で情報共有しよう」というコンセプトで作られたツールです。スピード感を重視するチームにおすすめです。

https://esa.io/

 

 

業務効率化ツールの導入は難しい?失敗しやすい理由と解決策

(1)なぜ業務効率化ツールを導入しても業務改善しない?

ツールやシステムを導入しても、なかなか業務改善ができないケースも実はたくさんあります。2018年と少し前になりますが、中小機構が実施した「IT導入に関するアンケート調査」(※2)を見ると、生産性向上のためにITツールを導入した7割の企業が「導入後に課題がある」と回答しています。

 

具体的な課題については、1位「コストの負担が大きい」(66.6%)、2位「導入したITを使いこなせない」(35.3%)、3位「効果が把握できない」(32.5%)と続きます。こうした課題が起こる理由はさまざま。いくつか事例をまとめました。

 

< 課題その①:ツールの導入自体が目的になってしまう >

失敗事例に多いのが、ツールやシステムの導入ありきで進めてしまうケース。こうなると業務フローや既存システムとマッチせず、運用に無理が出て結局ツールを使う機会が減っていくこともあります。本来どういう運用が望ましいかあるべき姿を優先しましょう。

 

< 課題その②:ツールの比較検討が十分できていない >

ツールごとのさまざまなメリット、デメリットを踏まえた上で選定する必要があります。ただツールを使ったことがない人が比較検討すると、ポイントが整理できずツール選びに難航するリスクがあります。

(2)業務効率化ツール導入プロジェクトはどう進めればいい?

こうした課題を解決して失敗を防ぐには、プロジェクトの立ち上げ目的や効果を明確にした上で取り組む必要があります。そこで、一般的に業務効率化ツール導入プロジェクトを進める手順についてまとめました。

こうしたプロジェクトの進行は、実は社内のメンバーだけで取り組むのは難易度が高いのです。例えば、業務フローの整理や課題の洗い出しなどの作業にはノウハウが必要。でもノウハウを持つメンバーが社内にいないと、洗い出しが不十分になり「あとから致命的な問題に気づいた」などの事態を招きます。またツールを比較するポイントがわからず費用だけで比較した結果、オペレーションしづらいツールを選定してしまったという事例も。

ツール導入プロジェクトをスムーズに進行し、かつ実のある結果を得るためには、知見が必要なのです。

 

また社内だけで進めると、他の仕事が忙しいなどの理由でツール導入プロジェクトのスケジュールが遅れてしまう事例も多いですね。時間がかかるというのは、実は大きなデメリットです。ツールの導入が遅れてしまうと、コミュニケーション不足や業務プロセスの属人化といったテレワークの課題がどんどん大きくなってしまい、トラブルにもなりかねません。

(3)社内だけではなく、外部のリソースに協力してもらうには?

これらのことから、社内のメンバーだけで対応せず、外部のプロフェッショナル人材の協力要請も検討したいところ。外部のプロフェッショナル人材がプロジェクトを主導すれば、フレームワークを使った業務フローの見直しや課題の洗い出しができます。

さらに社内の意見がまとまらず導入プロジェクトがもたついているとき、外部のプロフェッショナル人材が入ることですんなりまとまったという事例もあります。つまり外部のプロフェッショナル人材によって、プロジェクトの生産性もスピードもアップするが大きく向上することが期待できるのです。

 

 

 

テレワークを急遽導入して在宅勤務やリモート会議に取り組み始めた企業は、早急に業務フローの見直しや業務効率化を考えたいところです。最近は低価格のツールも増えていますので、導入のハードルは下がってきています。とはいえ社内メンバーで検討し、とりあえず導入するというかたちでは、失敗しやすいのも事実。企業の業務改善プロジェクトの経験やスキルを持つ外部のリソースを活用することも、失敗を回避する手段の一つです。

 

しかしながら、大手コンサルファームでは業務改善ツール導入といったレベルの案件は、なかなか引き受けてもらいにくい可能性も。こんな時、より小回りのきくフリーランスのコンサルタントに相談するのも有効です。

 

フリーランスのコンサルタントは、大手コンサルファームと比べて小規模・短期間の案件でも対応できるところがメリットです。フリーランスのコンサルタントといっても大手ファームで実績を積んだ方が多く、業務改善関連のプロジェクト経験やノウハウを持つ人材が大勢います。プロ人材を上手に活用することで、「すぐに業務効率化ツールを導入してオペレーションを変えたい」「テレワークの業務改善をしたいけど、どこから始めていいかわからない」という悩みが解決するかもしれません。

★フリーランスコンサルタントを導入して業務改善につながった事例
https://www.mirai-works.co.jp/service/business/voice

 

<出典>
※1:https://active.nikkeibp.co.jp/atcl/act/19/00212/070900003/
※2:https://www.smrj.go.jp/doc/org/201808_surveyreport.pdf

 

(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)

 

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