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プロジェクトの成功を支えるPMOとは?役割とメリット・デメリット

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2003年に『日経コンピュータ』が実施したシステム開発プロジェクトの実態調査では、国内ユーザー企業の情報システム部門が「システム開発プロジェクトの成功率は26.7%と回答しました。同誌は2008年に第2回の調査を行ないましたが、そこで得られた回答は、「プロジェクトの成功率は31.1%5年経っても、7割程度のプロジェクトが失敗に終わっているという実態は変わっていなかったわけです。

 

IT業界をはじめ、さまざまな業界でプロジェクトというかたちでの業務は増えています。にもかかわらず、多くのプロジェクトが“失敗”に終わってしまう——。ビジネス環境の変化が速くなる中、プロジェクトの難易度も年々高くなっているという声もあります。そうした状況を受け、プロジェクトマネジメントのさまざまな手法が導入され、全体を統括するプロジェクトマネージャー(PM)が必要な専門知識を身につけるための資格整備なども進んできました。その取り組みの1つとして近年注目を集めているのが、「PMO(プロジェクト・マネジメント・オフィス)」です。

 

目次

■PMOの役割は、プロジェクトを円滑に動かすための“黒子”
(1)PMOとPMの仕事内容に違いはある?
(2)PMOは複数プロジェクトの標準化・品質管理を担うこともある

 

■PMOの仕事内容は幅広い!プロジェクト支援から品質管理まで
(1)PMOの種類
(2)PMOを社内にアウトソースするケースもある

 

■PMOが参画することのメリットとデメリット
(1)PMOが参画する3つのメリット
(2)PMOの参画にはデメリットもある

 

■PMOに向いている人・向いていない人の特徴
(1)PMOに向いている人
(2)PMOに向いていない人

 

■PMOとして働く上で必要な3つのスキル
(1)情報収集・データ分析スキル
(2)経理・人事関連スキル
(3)リスクマネジメントスキル

 

■PMOとして働くときに、役立つ資格とは?

 

■まとめ

 

 

PMOの役割は、プロジェクトを円滑に動かすための“黒子”

さまざまな企業で求められるPMOとは_1

 

PMOはプロジェクトを遂行するためのさまざまなサポートを通じて、プロジェクトを円滑に進めるということのがミッションです。PMが「人」であるのに対して、PMOはOfficeという名の通り「組織(部署)」を指すワードです。

(1)PMOとPM、役割に違いはある?

PMは「人」、PMOは「組織」という点が大きな違いですが、プロジェクトにおける役割にも違いがあります。PMは、意思決定しながらプロジェクト全体を率いるリーダー的な存在。一方PMOは、個々のプロジェクトにおいてPMをサポートする役割がメイン。PMOはプロジェクトにおける必要な調整や会議のファシリテーション、事務作業や進捗状況の管理などを担当することもあります。PMのサポートを通じて、プロジェクトマネジメントの質を高めていくのがPMOのミッションです。

 

PMOが必要になっている背景には、特に規模の大きなプロジェクトではマネジメントに必要な業務が複雑化していることがあります。もはやPMだけではプロジェクトを管理しきれない事態が生じることも・・・。そこでPMOがプロジェクトの進捗やコスト・課題・リスクなどの管理を行ない、プロジェクトを成功へ導くためサポートします。

(2)PMOは複数プロジェクトの標準化・品質管理を担うこともある

PMのサポート以外にもPMOの役割があります。コンサルティング会社やSIerといった企業などでは、企業内で複数のプロジェクトを日常的に抱えています。こうした複数のプロジェクトが多く稼働している状況では、プロジェクトマネジメント手法の標準化や品質向上、人材育成が大きな課題。そこでPMOが複数のプロジェクトをモニタリングした上で、業務プロセスなどのプログラムをマネジメントするということもあります。企業の戦略に基づき、最善の効果を得るためのプロジェクト運営を行なう「ポートフォリオマネジメント」を担当することもあります。

 

 

PMOの仕事内容は幅広い!プロジェクト支援から品質管理まで

PMOはプロジェクトを円滑に動かすための“黒子”_2

 

PMOの仕事は多岐にわたりますが、プロジェクトの状況によって業務内容が異なります。PMOの資格認定などを行なっている日本PMO協会によると、PMOを3種類に分類しています。

(1)PMOの種類

1.事務的な管理業務を行なう「PMOアドミニストレータ」
PMのサポート役
として、資料作成、進行管理、情報管理などを担当するPMOを「PMOアドミニストレータ」と呼びます。この場合、プロジェクトの意思決定はPMに任せるというスタンスが一般的です。
プロジェクトの規模が大きくなると、プロジェクト内でさらにチームが編成されることもあります。この場合チームごとのマネジメントを、PMひとりで全て行なうには限界があります。PMOがサポート役として入ることで、大規模なプロジェクトであってもスムーズな進行につながります。

 

2.プロジェクト業務のクオリティ管理を行なう「PMOエキスパート」
複数のプロジェクトにおける環境整備やルール策定など、標準化を担うのが「PMOエキスパート」です。PMOエキスパートの存在により、複数プロジェクトの品質保持、業務の効率化につながります。
プロジェクトが多い環境では、PMの資質よってプロジェクトの進み具合や成果にどうしても差が出てしまうことも。PMOがプロジェクト管理に必要なプロセスや資料を標準化できれば、こうしたプロジェクトごとのバラつきをおさえ、安定したクオリティを保つことができます。さらにプロジェクト進行を標準化することで業務効率化につながり、リソースや予算を減らせる効果も期待できます。

 

3.プロジェクト管理全般を行なう「PMOマネージャー」
3種類の中で最も上位に位置付けられているのが「PMOマネージャー」です。PMのサポート役としてだけではなく、プロジェクト戦略の策定をはじめ、予算管理や人員管理など複数プロジェクトを統括する立場になるケースもあります。PMOマネージャーはプロジェクトをスムーズに進めるために経営層とPMの間に立つことも多く、より幅広いスキルと経験が求められます。

 

(2)PMOを社内にアウトソースするケースもある

PMOはインハウスで組織を編成するだけでなく、専門のノウハウと人材を擁する企業にアウトソーシングするケースも増えています。コンサルティングファームに所属するコンサルタントのほか、フリーランスの人材がPMOの役割を担うこともあります。PMとPMOとプロジェクトメンバーが全て同じ組織の人になってしまうと、客観的な視点が欠けてしまったり、それまでの関係を引きずって進めづらくなったりするという課題もあります。社外のPMOがプロジェクトに参画することで、かえってお互いに仕事がしやすくなることもあるのです。

 

 

PMOが参画することのメリットとデメリット

個々のプロジェクト支援から組織全体のプロジェクトの品質まで_3

 

(1)PMOが参画する3つのメリット

1.客観的な視点が加わることで、プロジェクト成功につながる
PMOの大きなメリットと言えば、プロジェクトを成功させる確率を上げることができる点。PMOの参画によってさまざまなプロジェクトマネジメント手法を導入したり、PMだけではカバーしきれない部分をサポートしたりできます。一方PMOが参画していないプロジェクトでは、プロジェクトの運営は、PMやプロジェクトメンバーの属人的なノウハウと遂行能力が頼り。うまく機能すれば結果オーライということもありますが、反対のケースではプロジェクトの品質低下や失敗を招きます。

 

2.PMの業務負荷が軽減でき、マネジメントに注力できる
プロジェクトマネジメントに必要な専門知識や標準策定などのノウハウを有したPMOの存在は、PMの負荷を軽減し、プロジェクトに適切な管理をもたらすことになります。PMOが実際にマネジメントの管理業務までサポートするケースであれば、ほかのメンバーはその分のリソースをプロジェクトに集中させることができ、そうした面からもプロジェクトの品質を高めることにつながるのです。

(2)PMOの参画にはデメリットもある

PMOの参画には多くのメリットがありますが、一方でデメリットと言える点もあります。

 

1.現場と意見が食い違い、衝突につながることも
PMOとPMやプロジェクトメンバーの間には上下関係はありませんが、プロジェクトを正しく管理しようとするPMOの言動は、ともすればPMやプロジェクトメンバーを責めるようなものになりかねません。日頃からきちんとコミュニケーションをとり、信頼関係ができているのは前提として必要な条件ですが、それでも、PMOが高圧的にプロジェクトマネジメントを遂行しようとすれば、現場との衝突につながってしまいます。これではかえってプロジェクトを失敗へ導いてしまうことにもなりかねません。PMOには、プロジェクトを成功させるため、チームのために動くという“黒子”としての意識が求められます。

 

2.PMOに依存しすぎると、PMの存在感が薄まり統制がとれなくなる
スキルや経験の豊富な人が集まるPMOが参画すると、PMを差し置いてプロジェクト管理全般をPMOが担ってしまう場合もあるようです。あくまでPMが「プロジェクトの指揮をとり意思決定を行なう」という立場を崩さないように注意が必要です。PMOがどのようにプロジェクトに関わるか、スタンスを明確にしておくことがポイント。またPMもPMOとの業務分担を認識して、PMOに依存しすぎないことを意識することも重要です。

 

 

PMOに向いている人・向いていない人の特徴

PMOが参画することのメリットとデメリット_4

 

先に述べたように、PMOとPMには役割に違いがあります。そのためPM経験がある人が全員PMOとしての適性があるとは限りません。そこでPMOに向いている人と向いていない人の代表的な特徴を知っておきましょう。

(1)PMOに向いている人

1.複数のプロジェクトに関わりたいと考えている人
PMOでは、複数のプロジェクトを同時にモニタリングするケースも多くあります。自分が経験してきたプロジェクトだけではなく、さまざまなプロジェクトの状況を見て知見を広げたいと考えている人にはPMOに向いています。PMOはそれぞれのプロジェクトで現場をマネジメントする機会は多くありません。一方で多くのプロジェクトを俯瞰することで、他のPMがどんな進め方をしているのかを学べる機会です。

 

2.プロジェクト経験が豊富な人
PMOとしてプロジェクトに関わる場合、PMとして過去の経験が求められるシーンも多くあります。場数を踏んでいる人であれば、トラブル時でも柔軟な対応ができますし周囲にとっても頼りになる存在になるはず。また、将来PMなどの人材育成に関わりたいと考えている人にとってもPMOとしての経験が大きく役立ちます。

 

(2)PMOに向いていない人

1.プロジェクト現場にこだわる人
PMOは複数のプロジェクトを見ることが多く、1つのプロジェクトにじっくり取り組むというスタンスは多くありません。そのためどうしてもプロジェクト現場に入る機会が少ないのも事実。「プロジェクトの現場でリーダーとして活躍し、実績を上げたい」と考えている人は、むしろPMとしてプロジェクト進行に注力していくべきでしょう。

 

2.事務作業や進行管理が苦手な人
PMOは基本的にPMをサポートするスタンス。PMの業務をフォローして、いかにプロジェクトを円滑に進めるかがPMOのタスクです。そのため、状況によっては裏方のような立場に徹するということもあります。例えばレポーティング業務や進行管理業務がメインとなり、プロジェクト全体の統括はPMに任せるというケース。そのため後方支援としての業務が苦手な方はPMOには不向きと言えます。具体的にはデータ集計やドキュメント作成などの事務作業が苦手な人、スケジュール管理などの進行管理が得意ではない人はPMOとしての動きは難しいかもしれません。

 

 

PMOとして働く上で必要な3つのスキル

PMOに向いている人・向いていない人の特徴_4

コンサルタントやPMに必要なコミュニケーションスキルや問題解決スキル、資料作成に必要なソフトウェアのスキル。これらのスキルがPMOにも必要なのは、言うまでもありません。一方でPMOとして働くためには、さらに幅広いスキルが求められることもあります。

 

(1)情報収集・データ分析スキル

PMOとしてプロジェクトに関わる場合、データの分析やレポーティングがタスクとなることも多いでしょう。こうした情報収集スキルデータ分析ツールを使いこなすスキルはPMOにとって必須と言えます。さまざまなツールの利用経験があるとプラスになりますし、ツールの最新事情を常にキャッチアップしておくことも重要。プロジェクトにあわせてどんなツールを使うべきか判断できるスキルがあるとよいでしょう。

 

(2)経理・人事関連スキル

PMOマネージャーとして働く場合、プロジェクト予算の管理を担うこともあります。プロジェクトにかかるコストの算出、プロジェクト中の予算コントロール、予算不足時の対応検討などを行なうには、経理関連の知識やスキルが必要となることも。またプロジェクトメンバーのアサインだけではなく、人材教育労務管理をPMOが担うケースもあります。この場合には、人事関連の知識やスキルが役立ちます。PMOはPMとのやり取りだけではなく、経営層との交渉を行なうという役割もあります。つまりPMとしてのスキルに加えて、経営に関わる人事や経理を含めた広範囲なビジネススキルが必要と言えます。

 

(3)リスクマネジメントスキル

PMにも必要と言われるリスクマネジメントスキル。PMOでは、さらに複数のプロジェクトを俯瞰し、表に出にくいリスクをキャッチすることが求められます。現場のPMが見落としがちなリスクをいち早く把握し、早めの対応を促すのもPMOの役割。例えばリスクを洗い出すためにメンバーへヒアリングする、リスクを可視化するための資料を作る、などの対応が円滑なプロジェクト進行につながります!

 

 

PMOとして働くときに、役立つ資格とは?

PMOとして働く上で必要な3つのスキル_5

 

PMOとして働く上で役立つのが、日本PMO協会が認定している「PMOスペシャリスト」という資格です。「PMOスペシャリスト」は日本ではまだ珍しいPMOに特化した資格で、PMOの基礎知識を持っていることの証明になります。この資格を取得するにはeラーニング学習とオンライン試験をクリアする必要がありますが、時間や場所を選ばずチャレンジできるのが特徴です。

 

日本PMO協会は、日本でもプロジェクトマネジメントの普及PMOの普及を目的として2014年3月に設立された団体。個人や法人の会員に向けてPMO関連資格の認定のほか、PMOに関する研修やセミナーも実施しています。学生を含む個人会員は、2017年の時点で100名を超えています。

 

PMOスペシャリスト」資格を取得するには、すでにプロジェクトマネジメント関連資格を所有していることが条件。もし所有していない場合は、日本PMO協会が設けているエントリー資格「プロジェクトマネジメント・アソシエイト」の資格取得を目指しましょう。もちろんPMOスペシャリストなどの資格がなくても、PMOとして働くことは可能です。とはいえ、資格取得にチャレンジすることで、客観的にPMOとしての知識を持っていることの証明になりますし、学習を通じてよりスキルアップにつながる効果も期待できます。

 

 

まとめ

企業では日々数多くのプロジェクトが動いていますが、プロジェクトの大規模化、技術の進歩、非正規雇用の増加やオフショア開発の急増など、プロジェクトの遂行を難しくする要素もまた、日々増えています。そのような環境でPMだけにプロジェクト管理の全般を負わせても、プロジェクトの遂行は困難です。プロジェクトの失敗は、企業の経営や戦略にも影響しかねませんので、体制の見直しが必要です。

 

冒頭に挙げた調査では、「プロジェクトの進捗やコスト、成果物などを定量的に管理する企業が増えたこと」「定量管理手法の導入とプロジェクト成功率には強い相関があること」がみてとれました。何らかの定量管理手法を導入した企業のプロジェクト成功率が45.6%と、全体の平均成功率(31.1%)や定量管理手法未導入の企業の成功率(24.3%)に比べて高い数値になっている点は、注目に値します。この状況を鑑みれば、企業においてプロジェクトをきちんと管理しようという気運は高まっていると言えるでしょう。実際ビジネスシーンにおいてPMOの存在感が高まっているというのは頷ける実態ですし、今後もさらにPMOの導入が増えていくでしょう。

 

(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)

 

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