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プロジェクトの成功を支えるPMOとは

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さまざまな企業で求められるPMOとは

さまざまな企業で求められるPMOとは_1

 

2003年に『日経コンピュータ』が実施したシステム開発プロジェクトの実態調査では、国内ユーザー企業の情報システム部門が「システム開発プロジェクトの成功率は26.7%と回答しました。同誌は2008年に第2回の調査を行ないましたが、そこで得られた回答は、「プロジェクトの成功率は31.1%5年経っても、7割程度のプロジェクトが失敗に終わっているという実態は変わっていなかったわけです。

 

IT業界をはじめ、さまざまな業界でプロジェクトというかたちでの業務が増えており、特にIT業界のシステム開発という分野では日々数多くのプロジェクトが走っています。にもかかわらず、多くのプロジェクトが“失敗”に終わってしまう——。ビジネス環境のスピーディな変化のなかで、プロジェクトの難易度も年々高くなっているという声もあります。そうした状況を受け、システム開発プロジェクトの現場にはプロジェクトマネジメントのためのさまざまな手法が導入され、全体を統括するプロジェクトマネジャー(PM)が必要な専門知識を身につけるための資格整備なども進んできました。その取り組みの一つとして近年注目を集めているのが、「プロジェクト・マネジメント・オフィス(PMO)」です。

 

PMOは、さまざまなプロジェクトの遂行をサポートするための組織体を指します。PMが「人」であるのに対して、PMOは個々のプロジェクトを遂行するためのさまざまなサポートを通してプロジェクトの円滑な実行を支援することを目的とした「組織(部署)」です。

 

 

PMOはプロジェクトを円滑に動かすための“黒子”

PMOはプロジェクトを円滑に動かすための“黒子”_2

 

PMは、意思決定しながらプロジェクト全体を率いるリーダー的な存在ですが、PMO個々のプロジェクトにおいてPMをサポートし、必要な調整や会議のファシリテーション、事務作業や進捗状況の管理などの必要な機能を担い、プロジェクトマネジメントの質を高めていくという役割を担います。プロジェクトの規模が大きくなればなるほどそのマネジメントに必要な業務は複雑化していき、PMだけでは管理しきれない事態が生じてしまいます。そこで、PMOが進捗やコスト、課題、リスクなどの管理を支援し、プロジェクトを成功へ導くためのサポートをするというわけです。

PMOの役割は、それだけではありません。コンサルティング会社やSIerといった企業や、システムを必要とするユーザー企業の情報システム部門のようなところでは特に、企業内で複数のプロジェクトを日常的に抱えています。そうしたところで、複数のプロジェクトを常に最適化していくためのプロジェクトマネジメント手法の標準化や品質向上、人材育成のための支援を行なう「プログラムマネジメント」という役割もあります。さらに、企業の戦略に照らして最善の効果を得るためのプロジェクト運営を行なう「ポートフォリオマネジメント」などの役割も。

 

 

個々のプロジェクト支援から組織全体のプロジェクトの品質まで

個々のプロジェクト支援から組織全体のプロジェクトの品質まで_3

 

PMOの仕事は多岐にわたりますが、代表的なものとしては、実際のプロジェクトに参加して管理業務を支援するような動き方でしょう。PMのリーダーシップや意思決定のもと、スケジュールの検討リスク・課題の洗い出しなどを行なったり、プロジェクト開始後の進捗管理などを行なったりします。

 

大きなプロジェクトではプロジェクト内で複数のチームが編成され、チームごとの動きをプロジェクト全体としてマネジメントしなければなりません。その管理は簡単なことではなく、PM1人では立ちゆかないことも。そのようなところをサポートして、プロジェクトを円滑な遂行へと進めていくのです。

 

また、個々のプロジェクトを支援するだけでなく、企業や組織全体のマネジメント手法を標準化するなどして向上させ、プロジェクトの品質を高めていくという動きも、PMOに求められる仕事の一つです。プロジェクトマネジメントに必要なプロセスやそのための資料を標準化しておくと、PMの力量や個々の事情に左右される範囲を減らすことにつながりますし、プロジェクトの開始に必要な工数も減らすことができます。すぐれた手法をスムーズに導入できれば、問題の可視化も容易になります。

 

PMOは、インハウスで組織を編成するだけでなく、専門のノウハウと人材を擁する企業にアウトソーシングするケースも少なくありません。コンサルティングファームに所属するコンサルタントやフリーランスの人材がPMOの役割を担うこともあります。同じ企業のなかでPMOとPMOとはやプロジェクトメンバーが客観的に相対することが難しい場面もあります。そのような場面では、社外のPMOという立場であることでお互いに仕事がしやすくなることもあるのです。

 

 

PMOが参画することのメリットとデメリット

PMOが参画することのメリットとデメリット_4

 

PMOが参画するメリットは、プロジェクトマネジメント手法を導入したり、PMだけではカバーしきれない部分をサポートしたりすることで、プロジェクトを成功させる確率を上げることができる点でしょう。PMOが参画していないプロジェクトでは、プロジェクトの運営は、PMやプロジェクトメンバーの属人的なノウハウと遂行能力が頼りになります。そうしたところがうまく機能すれば結果オーライということもありますが、反対のケースではプロジェクトの品質低下や失敗を招きます。

 

プロジェクトマネジメントに必要な専門知識や標準策定などのノウハウを有したPMOの存在は、PMの負荷を軽減し、プロジェクトに適切な管理をもたらすことになります。PMOが実際にマネジメントの管理業務までサポートするケースであれば、ほかのメンバーはその分のリソースをプロジェクトに集中させることができ、そうした面からもプロジェクトの品質を高めることにつながるのです。

 

とはいえ、PMOの参画にはいいことばかりでなく、デメリットにつながる注意点もあります。PMOとPMやプロジェクトメンバーの間には上下関係はありませんが、プロジェクトを正しく管理しようとするPMOの言動は、ともすればPMやプロジェクトメンバーを責めるようなものになりかねません。日頃からきちんとコミュニケーションをとり、信頼関係ができているのは前提として必要な条件ですが、それでも、PMOが高圧的にプロジェクトマネジメントを遂行しようとすれば、現場とは衝突するばかりで、かえってプロジェクトを失敗へ導いてしまうことになりかねないのです。PMOには、プロジェクトを成功させるため、チームのために動くという“黒子”としての意識が求められます。

 

 

企業では日々数多くのプロジェクトが動いていますが、プロジェクトの大規模化、技術の進歩、非正規雇用の増加やオフショア開発の急増など、プロジェクトの遂行を難しくする要素もまた、日々増えています。そのような環境でPMだけにその管理を負わせても、プロジェクトの遂行は困難です。プロジェクトの失敗は、企業の経営や戦略にも影響しかねません。

冒頭に挙げた調査では、「プロジェクトの進捗やコスト、成果物などを定量的に管理する企業が増えたこと」「定量管理手法の導入とプロジェクト成功率には強い相関があること」がみてとれました。何らかの定量管理手法を導入した企業のプロジェクト成功率が45.6%と、全体の平均成功率(31.1%)や定量管理手法未導入の企業の成功率(24.3%)に比べて高い数値になっている点は、注目に値します。そうした状況を鑑みれば、企業においてプロジェクトをきちんと管理しようという気運が高まっており、実際ビジネスシーンにおいてPMOの存在感が高まっているというのは頷ける実態ですし、今後もさらに増えていくでしょう。

 

(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)

 

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