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働き方改革元年に考える、RPA導入による業務支援の効果とは

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2016年9月、働き方改革実現会議がスタートしました。内閣総理大臣が自ら議長になったことで注目を集めたこの働き方改革実現会議ですが、働き方改革の実現に向けて何度も議論が繰り返されてきました。議論された内容は主に日本国内の多くの業界で抱えている慢性的な人材不足の解消、または悪化した労働環境の改善などです。

 

この働き方改革実現会議で論じられた内容に関してはもちろん賛否両論あることでしょう。「実際に人材不足で苦しんでいる労働環境が見えていない」「フリーランスはどうするの?」「本当に改革によって労働環境が変わり、人材不足が解消されるのか」など、さまざまな不安点や疑問点が出てくるのはもっとも。

 

しかし、働き方改革をやみくもに反対するのではなく、決定された事項を踏まえてその上でより良い働き方を探索してみることもまた、視野を広げるきっかけになるかもしれません。ここでは、RPAの導入を中心にした「働き方改革元年ならでは」の注意点について詳しく触れていきます。

 

 

目次

■2019年4月、働き方改革がスタート
(1)大企業では働き方改革がスタートしている
(2)高度プロフェッショナル制度について
(3)高度プロフェッショナル制度が適用されるとどうなる?

 

■働き方改革の“旗手”RPAの登場
(1)テレワークの活用でより現実的な“働き方改革”を
(2)RPAが労働生産性を向上させる
(3)RPA導入前には業務を棚卸する必要がある

 

■さまざまな業務を効率化するRPA
(1)RPAの導入事例に注目してみよう
(2)金融機関に導入されたRPAの導入事例
(3)コールセンターに導入されたRPAの導入事例
(4)大手メーカーに導入されたRPAの導入事例
(5)RPAとAIの違いとは?

 

■想定されているRPA導入後の変化と注意点
(1)RPAを動かすためのコストに注意
(2)紙媒体でデータを扱っている企業では長期間の準備が必要な可能性も
(3)RPA導入のためのセミナー

 

■まとめ

 

※本コラムは、2019年6月5日に「働き方改革を支援する「RPA」とは」を再構成したものです。

 

2019年4月、働き方改革がスタート

2019年4月 いよいよ働き方改革がスタート_1

(1)大企業では働き方改革がスタートしている

働き方改革実現会議によって決定された改革が、2019年4月よりスタートしました。この時期に改革が始まったのは大企業のみで、中小企業での改革は2020年4月スタートの予定です。人材不足や労働環境改善のために、働き方改革実現会議で提唱されたのは主に以下の3つです。

 

・労働の効率化

・労働の多様化

・労働の一般化

 

「労働の効率化」は、主に残業や有給についての改革です。働き過ぎの状況にある我々日本人が行なっている慢性的な長時間残業に上限の制約を設けます。また、「取得しにくい」とされていた有給の取得をしやすくすることで、雇用されている人達が効率の良い働き方をするよう促すものです。フリーランスの方にはあまり関わりがないかもしれませんが、この労働時間削減によってサービス残業を含む残業が大幅に減ることが予測できます。少なからず労働環境の処遇の変化が見込めるでしょう。制約されるのは労働者ではなく主に企業側です。

 

「労働の多様化」は、ITなどを利用してオフィス以外で働けるような環境を作ることも労働環境の変化を促し処遇を変えるものです。もちろん業種によっては労働環境の変化を試みること自体が困難ですが、コンサルタントやIT企業の案件を引き受けているフリーランスのように会社員でも「パソコンがあれば仕事ができる」という職場は少なくありません。それらの業種において、テレワークなどをもっと活用していこうというものです。テレワークについては詳しく後述します。

 

最後に、「労働の一般化」です。労働の一般化とは、高齢者の雇用や育児中の女性など、さまざまなキャリアを持った方の労働を促進しようとするもの。この背景には、多くの業界が人材不足に悩まされているという現状があります。

(2)高度プロフェッショナル制度について

今回の働き方改革では、労働の効率化、労働の多様化、労働の一般化、この3つの働き方改革に加えて高度プロフェッショナル制度という改革も実施されています。この制度が対象となるのは主に高いキャリアを持つ一部の方ですが、大きな変革の1つであることは間違いありません。

 

高度プロフェッショナル制度の目的は、主に労働生産性を向上することならびに労働の多様化を促すことです。高度プロフェッショナル制度の対象となるキャリアの人達の労働環境は、大きく変わることが予測されます。

 

今のところ、高度プロフェッショナル制度の対象となる人物が満たすべき条件は以下の通りです。

 

・年収1075万円以上

・高度な専門知識を必要とする職であること

・本人の制度適用への同意

 

他にも細かいルールがありますが、まずはこの3点をクリアするキャリアの持ち主でなければ高度プロフェッショナル制度の対象とはなりません。高度な専門知識を必要とする職にはコンサルタントなども含まれています。コンサルタントの他にはアナリストや金融商品の開発者などが対象。コンサルタント志望の方は知っておくべき項目でしょう。ひとつの企業に属するコンサルタントには適用される可能性があります。

(3)高度プロフェッショナル制度が適用されるとどうなる?

では、仮に高度プロフェッショナル制度が適用された時、どのような働き方が待っているのかをご紹介しましょう。

 

まず、働き方がより自由になります。出社時間、退社時間をはじめ、出勤日も自由なため、時間で管理される概念がなくなり、勤め人というよりもフリーランスに近い働き方になるでしょう。

 

もちろん、自分の業務を全うする制約や義務はあるため、必ずしも労働時間削減となるばかりではありません。しかし、これまでのように出勤時間と退勤時間で管理されていた勤務形態よりも、より自由な働き方になるため、高度プロフェッショナル制度の対象となるキャリアの労働環境は確実に変わるでしょう。

 

ただし、この高度プロフェッショナル制度の対象となると、企業側に残業代を支払う義務が無くなります。そのため、働き方改革の目的である労働時間削減や労働生産性の向上ではなく、「固定金額で働かせ放題、サービス残業させ放題になってしまうのではないか?」とも危惧されているようです。健康への影響悪影響を考え、健康診断を義務付けるといった措置を図るなど、危惧されている点への対応策も検討されているようです。

 

☆高度プロフェッショナル制度の詳細はこちら:https://freeconsultant.jp/column/c261

 

 

働き方改革の“旗手”RPAの登場

働き方改革の“旗手”RPAの登場_2

(1)テレワークの活用でより現実的な“働き方改革”を

では、あらためて具体的な働き方改革の改革方法を見てみましょう。働き方改革を実現するための対策としてさまざまな手法が考え出されていますが、その筆頭であり、既に実例もあるのがテレワークです。

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用して場所や時間にとらわれず柔軟に働くというワークスタイルです。フリーランスやコンサルタントの方にとっては、珍しくない働き方になってきていますが、一般企業におけるテレワークの導入は、まだまだ試験段階といったところも多いでしょう。

 

テレワークの実現手法としては、自宅で仕事をする在宅勤務や、オフィスとは別に設置された施設を利用して仕事をするサテライトオフィス、スマートフォンやタブレットなどのモバイル機器を使って外出先で仕事をできるようにするといったものがあります。テレワークの活用によって、労働環境の変化はもちろん、労働時間削減も見込めるとされています。現在の労働環境によっては、人材不足の悩みも解消されるかもしれません。

また、現在の労働環境によってはテレワークの導入によって労働生産性も随分上がるはず。さらにこのような多種多様な働き方が一般的になれば、社員それぞれの処遇も変わり、これまでとは違ったキャリアアップも望めそうです。

 

その実現に欠かせないのが、前述のとおりICTの活用です。在宅勤務に使う勤怠管理ツール複数拠点を結ぶWeb会議ツール、さまざまなコミュニケーションをするためのツールモバイルワークのための仮想デスクトップやハードウェアなどです。いわば、ITサービスから得られる支援を駆使して労働環境を変化させ、労働時間の短縮と労働生産性の向上を狙うと考えるとわかりやすいでしょう。

 

業務の効率化や生産性向上のために、営業支援システムやERP(統合基幹業務システム)なども導入されています。クラウドコンピューティングに対して普及の恩恵を受けて安価なシステム構築も容易になってきたことも手伝って、さまざまなツールが登場して日々活用されているのです。

(2)RPAが労働生産性を向上させる

そうした中にあって近年注目されているのが、「RPA(Robotic Process Automation)」です。これは、ホワイトカラー(頭脳労働者)と呼ばれる人々が従来人の手で行なっていた事務作業をパソコンやソフトウェア型のロボットなどが代行して、業務自動化を実現します。

 

RPAを活用すれば、人間の作業的な労働時間を削減できます。作業労働時間が短縮できれば、その時間をルーティンワークではない、より高度な仕事にあてることも可能です。

労働生産性を上げたい、時間を短縮したいという考えは、意欲的に働いているビジネスパーソンであれば誰もが持っていることですが、自動化ツールを使用しもっと高い次元で実現させようという試み。その手段の一つがRPAの活用というわけです。

 

RPAで業務自動化を担うのは「デジタルレイバー(仮想知的労働者)」「仮想ロボット」などとも呼ばれるソフトウェアです。自動化できる事務作業は、現在のところデータ入力や確認などのパソコンを使った定型的なルーティンワークがメイン。あらかじめ設定されたルールにしたがってロボット(ソフトウェア)が作業を進める方式が主流ですが、これだけでもRPAが役立つ職場は少なくないはず。

 

現在ではさまざまな分野で活用され始め、金融や流通、小売、インフラ、製造、不動産、自治体まで多方面で業務自動化を拡大して活用され始めています。現在の労働環境によっては、ロボットの導入により労働環境が劇的に変化することもあるでしょう。また、RPAでの業務自動化によって、人材不足の悩みも解消されるのではないかと期待されています。

(3)RPA導入前には業務を棚卸する必要がある

RPA導入によってルーティンワークが機械的に処理されるようになると、大幅な労働時間削減が見込めるため、頭脳労働者が本来行なうべき仕事に専念しやすくなります。今後はコンサルタントが企業に労働環境の改善や人材不足の悩みの解消のためにアドバイスをする際、RPAの導入を検討する機会も増えてくるかもしれません。

 

ただし、ここで1つ大きなポイントがあります。自動化ロボットの導入とはいえ、働くためのシステム作りは「人の手」によって行なわれなければならないという点。そのため、RPA導入前には一度大掛かりな業務の棚卸をする必要があり、この交通整理がコンサルタントの腕の見せ所でもあるのです。

 

もしもプロジェクトが短期的なものであれば、ロボットの支援を受けるためのシステム作りにかかる時間的コストの方が高くなる可能性もあります。そのため、ルーティンワークの代替や人材不足の解消に役立つからといって、一様にRPAを導入すれば良いというものではないのです。

 

 

さまざまな業務を効率化するRPA

さまざまな業務を効率化するRPA_3

(1)RPAの導入事例に注目してみよう

RPAは、「ロボット」「IoT(Internet of Things)」「人工知能(AI)」といったテクノロジーと並んで、高い関心を集めているもののひとつです。評価されているポイントは、RPAの導入によって働き方改革や生産性向上の高い効果が期待できるという点。RPAを使って事務作業を自動化することで作業時間を8割短縮できたといった事例もあるように、さまざまな企業にとって役立つ存在になるであろうと期待されています。

(2)金融機関に導入されたRPAの導入事例

RPAは、当初は欧米の金融機関で導入機運が高まったという経緯もあり、日本でも保険会社をはじめとする金融機関で導入が進みました。

たとえば、三菱東京UFJ銀行では、パイロットプロジェクトとして住宅ローンに関連する保険加入書の点検業務をRPAで自動化。これによって2,500時間の作業時間削減が確認され、本格展開に移行しています。その三菱東京UFJ銀行を擁する三菱UFJフィナンシャル・グループとしても、RPAを中心とした自動化やデジタル技術の導入を通じて、オフィスワークの効率化を本格的に促進し、9,500人相当の労働量の削減を目指すとしています。

 

※参照:
https://japan.zdnet.com/article/35105558/
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO21318490Q7A920C1000000/

(3)コールセンターに導入されたRPAの導入事例

他にも、コールセンターの受付過程で生じる顧客ステータスの確認や変更作業をRPAの活用で自動化することによって、処理速度を大幅に向上した導入事例もあります。これまではオペレーター本人、もしくはオペレーターを補助する立場の人間が手動で行なっていた作業を、RPAを導入したことによって大幅な時間短縮に成功することができました。一度の案件で短縮できる時間はわずかかもしれませんが、何百何千という案件をこなしていけば、トータル的に短縮できる時間は莫大なものとなります。RPAの導入によってオペレーターの処遇は確実に変化したと考えられるでしょう。

(4)大手メーカーに導入されたRPAの導入事例

RPAは、食品などを主に扱う大手のメーカーでも導入され始めています。今までは情報管理をすべて手作業で行なっていましたが、RPAの導入によって情報入力が自動化され、高効率化を実現しているようです。

また、あるメーカーでは卸業者との取引記録にRPAを利用したところ、これまでスタッフが4人がかりで5日かけていた作業がほぼゼロになったとのこと。この作業が毎月行なわれていたと考えれば、どれだけ多くの時間を他の作業に回せるのでしょうか。あくまでも業種によりますがRPAが役立つことを実際に証明した一例です。

(5)RPAとAIの違いとは?

ここまでの内容から「AIとは何が違うの?」と感じた人も多いかと思います。AIもさまざまな業務を支援する役立つツールとして注目度の高いツールですが、AIとRPAには決定的に違う部分があります。

それは、AIは自らの思考を成長させながら我々の業務を支援してくれるツールであるのに対して、RPAの支援方法はあくまで単一的なものであるという点です。ご存知かもしれませんが、AIは最初にプログラムを組んだ後も自分で学び続けます。しかし、RPAは最初の制約をあくまで忠実に守ろうとするものであり、決められたルールに対して高い精度を発揮します。発展性の面で役立つという視点ではAIに軍配が上がるのかもしれませんが、AIの導入には多大なコストがかかるため、RPAによる支援で十分と考えられるケースも多いのです。同じITを活用した支援であっても、多くの企業にとってRPAはAIよりも現実的な活用方法になりえるのです。

 

 

想定されているRPA導入後の変化と注意点

想定されているRPA導入後の変化と注意点_4

(1)RPAを動かすためのコストに注意

もちろん、RPAを導入すればどんな企業でもハッピーな働き方改革が実現できるかといえば、必ずしもそうではありません。

 

たとえば、そもそもの業務時間のボリュームがそれほど多くない事務作業。この作業を自動化しても、費用対効果は大きくはならないからです。

当然ながら、RPAの導入にはコストがかかります。金銭コストでいえば初期費用やランニングコストがかかりますし、RPAが作業を代行できるようにロボットを設定するという労働コストも発生します。そうしたコストに対して、どのくらいの効果が見込 めるものなのかという点は、あらかじめ検討しておく必要があるでしょう。地方中小企業の場合、導入コストが高額過ぎて割に合わないということも考えられます。

 

加えて、ロボットの自動化がどの程度可能になるかといった点も確認が必要です。既存のシステムは、人が扱う前提で作られていることがほとんどでしょう。人間であれば何気なく行なえる操作でも、ひとつひとつの設定が必要なロボットに任せるとなると、意外と時間がかかったり細かい操作のルール化が難しいといったこともあり得ます。

(2)紙媒体でデータを扱っている企業では長期間の準備が必要な可能性も

ビジネスに関するデータがいまだに紙データである企業も少なくありません。地方中小企業では、けっして珍しくはないのではないでしょうか。 さて、デジタル機器やデータではなく紙を使った作業が多い業務の場合、RPAが受け取れるように変換する作業が生じます。

 

事務作業を自動化するRPAは、成功事例を見聞きしていると万能のツールのように使えそうに見えるかもしれませんが、決してそうではありません導入コストに見合う効果を見込むことができるかどうか導入によって問題が生じないかどうかといった検証を念入りに行なったうえで、導入の選定をすることが求められます。

(3)RPA導入のためのセミナー

RPAがどのようなものなのかは、実際に体験してみるのが一番です。全国各地で行なわれているセミナーでは、ITに関する役立つ情報を聞きながら実際にRPAを体験できるようです。

おすすめは、5人から10人程度の少人数で行なうセミナー。このくらいの人数ならばセミナー講師から役立つ情報や活用方法などを直接聞きやすく、講師とのエンゲージメントを図りやすいので、セミナー以降も貴重な情報を確保しやすくなることでしょう。セミナーはRPAの開発や支援を有料で発注してもらうことを目的している場合が多く、セミナー参加費は無料のところも多いようです。そういったさまざまなセミナーを上手に活用しましょう。

 

 

 

 

日本における働き方改革では、RPAを活用してルーティンワークをAIやロボットによって自動化し、人間は空いた時間で高度な意思決定や労働生産性の向上を担うという効果も見えやすく、人々の関心が高まるのも頷けます。そして、関心が高まっているということは、ツールを提供する側にとっては商機ということでもあります。

働き方改革が叫ばれるようになって以来、さまざまな立場の人間の処遇が変わり、同時に多くのITツールが生み出されています。RPAについても、今後は新興企業から大手企業まで参入が相次ぐことになるでしょう。

RPAは使い方次第では非常に役立つものになりえますが、我々の前には既に多くの選択肢が用意されています。そのため、導入する側にとっては数多の選択肢の中からどのようにしてツールを選ぶべきかを考えなければなりません。また、RPAを提供する側にとっては他社製品とどのように差異化して拡販していくかが悩みどころであり、それだけビジネスの芽も潜んでいる分野といえそうです。

 

(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)

 

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