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チームプロジェクトを成功させるために必要な2つのマネジメントスキル

最終更新日:2020/05/21
作成日:2016/11/25

 

PM(プロジェクトマネージャー)に必要なのはリーダーシップだけではありません。どのようなプロセスでメンバーの心を掴めば、プロジェクトを成功に導きやすいのでしょうか。現役PMも、これからPMを目指す方も、改めてPMの役割や、プロジェクトが失敗してしまう原因について考えてみましょう。

 

目次

■PMの役割
(1)PMはプロジェクトチームの責任者
(2)計画の策定とチーム編成
(3)PMはあくまで管理役
(4)PMPについて

 

■PMがチーム運営で意識すべき「人的資源マネジメント」
(1)人的資源マネジメントとは
(2)外部の人間の協力を仰ぐことも
(3)外部メンバーを招き入れるデメリット
(4)メンバーを育成する必要性

 

■プロジェクトが失敗する最大の原因はマネジメントにある?
(1)プロジェクトが失敗してしまう主な原因とは
(2)プロジェクトメンバーとのコミュニケーション
(3)PMOの重要性
(4)傾聴が苦手だとプロジェクトが失敗しやすい

 

■プロジェクトを成功させるチーム運営に欠かせない2つのスキル
(1)「解」ではなく「話を受け容れているという態度」が重要
(2)「評価」ではなく「認知」が重要

 

※本コラムは、2020年5月21日に「チーム力倍増!プロジェクトマネージャー(PM)が身につけるべき傾聴スキル」を再構成したものです。

 

PMの役割

(1)PMはプロジェクトチームの責任者

主にIT業界などで活躍するプロジェクトマネージャー(以下PM)。PMの役割は、顧客または会社の要望を把握し、最終的に顧客からの要望を形にすることです。

プロジェクトはチーム体制で行なわれることが多いですが、そのチーム全体の進行責任者と考えると良いでしょう。社内の人材がリーダーとしてPMになることもありますが、外部の人材、たとえばコンサルタントが依頼を受け参画するケースも多いです。

 

PMにはチームのまとめ役として、全体を導くためのリーダーシッププロジェクト管理はもちろん、プロジェクト計画、スケジュール調整、クライアントとのコミュニケーション能力など、さまざまなスキルが求められます。ときには、会社の経営者と同じ視点に立ち、事業計画への意見を求められることも多いようです。

(2)計画の策定とチーム編成

ほとんどのプロジェクトにおいて、PMが最初に手がけるのは計画の策定です。この段階でプロジェクトがどのようなプロセスを踏むのかを決定します。

規模や予算、スケジュールなどが決まれば、プロジェクトにどのくらいの人数や工数が必要なのかも決まります。そのプロジェクトに必要な人材を集めて、プロジェクトチームを編成していきます。チーム人数はプロジェクトの規模に大きく左右されるため、少なければ数人、多い時には数百人のチームになることもあります。

(3)PMはあくまで管理役

基本的に、PMは全体の一部として働くことや実際に作業をするのではなく、あくまでもプロジェクト管理役として動きます。チーム内の対人関係の調節、クライアントとの打ち合わせなどをスムーズに進めるためです。

 

PMと同じような言葉の響きを持つ、プロジェクトリーダー(PL)という職種がありますが、一般的にPLは、リーダーではありながら現場の一員としても働きます。1つの現場をまとめる責任者がPLプロジェクト全体を管理するのがPMという棲み分けがされることが多いようです。

 

また、PLの管理もPMの仕事の1つ。よって、PLの心を上手につかむことは、PMとしてプロジェクトを成功させることに強く関係します。

(4)PMPについて

PMには、『PMP(Project Management Professional)』という資格があります。とくにフリーランスのコンサルタントは、PMPを持っていると業務を発注するクライアントから信頼を得やすく、コンサルティング業務を受け持つ際に有利に働くこともあるでしょう。

 

 

PMがチーム運営で意識すべき「人的資源マネジメント」

(1)人的資源マネジメントとは

一般的に、人的資源マネジメントとはプロジェクトを成功に導くためのチーム編成、ならびにプロジェクト管理を指します。

IT業界では、PMBOK人的資源マネジメントという言葉がよく聞かれます。PMBOKとはProject Management Body Of Knowledgeの略で、プロジェクトマネジメントの知識やノウハウをまとめたもの。アメリカの非営利団体PMIがガイドブックで発表しています。PMBOKに基づいてプロジェクトの目的を達成するためのチームを組織・管理することです。

(2)外部の人間の協力を仰ぐことも

身近なところにプロジェクトに適した人材がいない場合、外部の力を借りることもあります。そうしてクライアントから依頼を受けたコンサルタントがPMになる場合、クライアント社内にいる人材の力量がよく掴めないケースもあり、適材適所の配置に苦慮することも少なくありません。

 

その解決策のひとつとして、コンサルタント自身が過去に一緒に仕事をしたことがある外部の人間をプロジェクトに招き入れるケースも多いのです。

これも人的資源マネジメントの1つ。コンサルタントにとっては、相手の力量を知っているため仕事が進めやすく、プロジェクトの計画を立てやすいメリットがあります。

(3)外部メンバーを招き入れるデメリット

しかし、外部のコンサルタントが社内で指揮を取り、さらに別の外部の人間がPLなどの役割でプロジェクトに参加するとなると、既存メンバーと軋轢が生まれることも多いでしょう。

 

そのため、やはりプロジェクト管理を任されたコンサルタントは、チームメンバー1人1人とコミュニケーションを図り、「外部の人間の参加はプロジェクト遂行のために必要なプロセスや戦略」だと理解してもらう努力が必要です。

(4)メンバーを育成する必要性

人的資源マネジメントには、組織内のチームメンバーの育成も含まれます。それぞれの個人が元々持っている能力だけでプロジェクト管理がうまくいけば良いのですが、メンバーの成長が見込めないとプロセスに支障をきたすケースも少なくありません。チームメンバーの育成が必要な場合、その旨をプロジェクト開始前にきちんと説明することも大切です。

 

 

プロジェクトが失敗する最大の原因はマネジメントにある?

(1)プロジェクトが失敗してしまう主な原因とは

どれだけ有能なコンサルタントでも、すべてのプロジェクト管理がうまくいくとは限りません。プロジェクト管理はそれだけ難しく、能力が求められる仕事です。

 

ここで、失敗しやすいプロジェクト管理の特徴をおさえておきましょう。失敗しやすいプロジェクト管理を知れば、成功しやすいプロジェクト管理もおのずと知ることができます。代表的な失敗しやすいプロジェクト管理の特徴をご紹介します。

 

まずは、クライアントとの連携が足りないケース。

クライアントと主に関わるのはPMですが、十分なコミュニケーションを事前に取らないと、クライアントの要望に応えることは困難です。しかし、プロジェクトに協力的なクライアントばかりではないのもまた事実。なるべく自分の手はかけたくないという思いばかりではなく、クライアント側も外部コンサルタントをどう活用すればよいか迷っているケースも少なくありません。

クライアントとの意思疎通がしっかり図れないと、計画の途中で大幅な変更が必要になってしまうこともあります。そのような事態を未然に防ぐためにも、プロジェクトがスタートする前こそ、念入りな打ち合わせが必要です。

(2)プロジェクトメンバーとのコミュニケーション

PMとクライアントのコミュニケーションと同じくらい大切なのは、リーダーとしてのプロジェクトメンバーとのコミュニケーションです。PMとプロジェクトメンバーの関係、プロジェクトメンバー同士の人間関係、プロジェクトの成功のためには、どちらもないがしろにはできません。

 

それぞれのプロジェクトメンバー同士の人間関係、その1つ1つにPMが関与するのは難しいかもしれませんが、チームの力を最大化するためにはケアしなければならない重要なポイントの1つです。

 

プロジェクトメンバーそれぞれときちんと意思疎通を図ることで、「特定のプロジェクトメンバー同士がうまくいっていない」というような課題も見えやすくなります。プロジェクトの本来業務とは遠い仕事かもしれませんが、組織を円滑に回すためには欠かせないポイントです。

(3)PMOの重要性

プロジェクトの規模がある程度大きい場合、PMだけではチーム全体に目が行き届かないケースもあります。そのような時には、プロジェクト内にPMOを設置するとプロジェクト運営がスムーズに進みやすくなります。

 

PMOとはProject Management Officeの略称。PMOの役割はPMの意思決定を支援したり、一般のチームメンバーを管理したりするのがその役割です。

PMOと上手に連携し、チームメンバーが仕事に集中できる環境整備を推進しましょう。

(4)傾聴が苦手だとプロジェクトが失敗しやすい

PMとPMOの人間関係、PMとチームメンバーの人間関係、PMOとチームメンバーの人間関係、どれもが重要です。PMはどのような規模のプロジェクトであっても、自分がチーム内で上手にコミュニケーションを取るだけではなく、他の人間関係にも目を配らなければなりません。

 

そのため、人の話をよく聞く必要性があるのですが、傾聴が苦手であるがゆえに、プロジェクトが失敗してしまうケースも少なくはないのです。

 

傾聴とは、自分の意見や主張を押し付けずに、相手の話に丁寧に耳を傾けること。傾聴することで、相手自身の内省と自己理解を促しやすくなります。傾聴は、それぞれのグループメンバーに自発的な行動を起こさせる手法であり、主にカウンセリングやコーチングの場面で使われることが多いコミュニケーション方法です。

 

 

プロジェクトを成功させるチーム運営に欠かせない2つのスキル

(1)「解」ではなく「話を受け容れているという態度」が重要

では、PMがプロジェクトを成功に導くために必要なスキルとは何でしょうか?ここでは、先ほどお伝えした「傾聴」について詳しくご紹介します。

 

PMOとして働くメンバーやPLから相談や悩み事を持ちかけられた時、仕事のできるプロジェクトマネージャーほど、相手が望んでいると予想した「解」を与えてしまいがちです。問題解決のために解を与える、一見正しい行動のように思われます。

 

しかし、組織のリーダーとしてプロジェクトメンバーの自発性を促すためには、「解」は与えるのではなく、相手が自分で気づけるように支援することが大切です。

そのために、聴いた内容を受け容れているという態度を示しましょう。相槌を打つ、相手の言葉をオウム返しに繰り返すなどの対応が有効です。

一見、プロジェクト推進に関係がない仕事のように感じるかもしれません。しかし、傾聴すると相手は「きちんと自分の話を聴いてもらっている」という安心感を得られます。さらに、自分の存在価値を再認識し、委縮せず自ら責任感を持って、より深く考えるようになるという効果が期待できるのです。

 

すぐに解を与えてしまうと、仕事はすぐに進むかもしれませんがこれではメンバーの成長を促すことはできないでしょう。長期的なコンサルティングでは、あえて解を与えずに相手の成長を考えた思考も必要なのです。

(2)「評価」ではなく「認知」が重要

マネジメント職にある人間が、PMOやPLとして働くチームメンバーの話を聞く場面では、「評価する側」「評価される側」という構図になりやすいもの。これは仕方のないことですが傾聴するべき場面ならばPMOやPLの意見に対しての評価は控えましょう。

 

何故なら、大切なのはあくまでPMOやPLの自発的な動きを促すことであり、褒める・叱るといった「評価」による動きを促すことではないからです。

 

ここで求められるものは、会話から感じ取れる相手の行動の源泉や、大事にしている思いただ「認知」するということ。自分が大切にしているものを認めてもらえて嬉しくない人はいませんから、認知によってメンバーは自分に自信を持つことができ、自発的な行動を起こしやすくなるはずです。

 

 

 

PMは、新規事業や業務改善など、企業が注力するプロジェクトをスムーズに進めるための重要な役割を担っています。求められるのは予算や工数など「数字」にかかわるものばかりでなく、人をけん引できる人間力や人を育てる傾聴力など、幅広いスキルが求められます。

PMの力量によってプロジェクトの成功が決まってくるとまで言われる責任ある職種ですが、だからこそ成功した時のクライアントやチームメンバーとの結びつきは強固なものであるはずです。

広い視野でプロジェクトを俯瞰できるPMを目指しましょう!

 

(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)

 

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