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これだけ知れば整理の達人~片付け上手は仕事上手~

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書類の整理整頓ができている人は仕事も早い

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みなさんは、ご自分で仕事が「早い」と感じていますか?「遅い」と感じていますか?

書類の整理整頓について「できている」と思いますか?「できていない」と思いますか?

一説に、「仕事が早い人は書類の整理ができている」と感じ、「仕事が遅い人は書類の整理ができていない」と感じているとのお話があります。皆さんはいかがでしょうか?これは言い方を変えると、書類の整理が苦手な人ほど仕事が遅くなる傾向にあり、書類の整理をしっかりしている人ほど仕事がスムーズに進んでいるということです。

では、書類の整理が上手な人と書類の整理が苦手な人にはどのような差があるのでしょう?まず、書類の整理が上手な人は、モノを探す時間を「ムダな時間」と考え、つねに身の回りの整理整頓をしっかり行なっています。これによって仕事の効率がアップするわけです。これに対して書類の整理が苦手な人は、「書類の整理整頓が大事なのはわかっているけど、どうしてもできない」という傾向があるようです。整理整頓や断捨離力を上げることを目的としたブログで、こうした人たちの心理状況を次のように分析しています。

1.整理整頓の現状を正しく把握できない

自分は整理整頓ができていると主観的に思い込んでいる。一種の現実逃避。

2.整理整頓をする目的を明確にできない

何のために整理整頓を行なうのかの目的をもっていない。「仕事を効率化するため」、「周囲をキレイにしておこう」などの具体的なテーマを持てていないことが原因。

3.モノがあることに対する安心感や、コンプレックスの表れ

ともかくいろんな資料がないと不安になる。逆にすべての書類を取っておけば、「何を聞かれても資料があるから安心」という心理。

4.自分に言い訳をしている

忙しいから書類の整理をする時間がない書類を整理しないから、資料探しに時間がかかって余計に書類整理をする時間がなくなる・・・という悪循環。

(参考ページ:整理整頓ドットネット)

書類整理が上手な人には多くの共通点がある

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書類の整理が上手な人には多くの共通点があります。そのなかでもよくいわれるのが次の7つです。

1.書類を進行別に3つに分けている

書類を「進行中」「終了」「参考事例」の3つにわける方法です。終了したものは、半年なら半年、1年なら1年と、自分で時間を区切って廃棄するのです。

2.書類は立てて収納している

書類を積み重ねて保存すると、とても探しにくく、取り出しにくいですね。縦にして保存すれば、見つけやすく、すぐに目的の書類を手に取ることができます。

3.ファイルを使って保管している

縦にして保存する際にはクリアファイルを活用しましょう。案件ごとに資料がまとまりますし、いちいち資料を取り出して中身を確認する手間も省けます。

4.見出しをつけている

クリアファイルに“インデックス”をつけたり、ファイル表面にポストイットをテープで貼るなどして、そこに簡単なタイトルをつけます。こうすることでぐっと資料を検索しやすくなります。

5.必要のない書類は破棄している

「いつかは必要になるかも知れない」という心理が働いて、書類をなかなか捨てられないという人も多いと思います。そこで自分で廃棄する基準を決め、客観的に見て廃棄基準に合致したら、容赦なく捨ててしまいましょう。

6.紙で保管しない

紙の書類は意外とスペースを取るものです。性格的に、どうしても書類を捨てるのに不安があるという人は、廃棄する際に、スキャナーをつかって文書をPDF化しておくのも一手です。

7.定期的に書類の見直しをしている

一度見て「保管」と決めた書類でも、時間が経てば不要になることもあります。例えば、その年限りの案件であったり、前提となるシステムが時代遅れになってしまったような場合には、即ゴミ箱行きです。

要するに書類の整理というのは、自分のなかの「決断の基準の整理」でもあるわけです。

オフィスの整理術と整理のための思考方法

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では次に、どんな整理方法があるのか、また整理をするための有名な思考方法を紹介していきましょう。

◆コクヨ式整理術

オフィス家具、事務機器メーカーのコクヨは、「コクヨ式整理術」という仕組みを提唱しています。これは、机の回りの書類などを「片づける」のではなく、「整える」という考え方を基本にしています。

具体的には、

1.机の上にあえて仕事とは無関係なものを置いてみる
2.今日使う書類は外に置き、その他のものは色別のファイルに入れてスタンドに入れる
3.普段使う文具は外に出しておく
4.真ん中の引き出しはカラにしておく
5.1段目の引き出しには最低限の文具を入れておく
6.2段目の引き出しは自由に使う
7.3段目の引き出しはファイリングシステムを駆使して整理する

というもの。理想の形は、寿司ネタや道具などが整然と置かれた「すし屋のカウンター」なのだとか。

◆トヨタ式デスク整理術

トヨタの製造現場でのカイゼン施策などをオフィスに応用したもので、社内の人しか見ない会議の資料を作り込むのは「加工のムダ」とするなど、7つのムダをなくすという考え方に基づいています。

その方法は次の6つの取り組みで構成されています。

1.“住所”を明らかにする
資料や備品などの収納場所を決めて一覧表に書き、使用後は必ずそこに戻すようにします。

2.ここより先に置かない! 線を引いて示す
ダンボールに入った書類がフロアでいっぱいにならないように、置いていい範囲を線で示します。

3.補充は「かんばん方式」でリマインドする
消耗品ごとに定量を決め、一定量まで減ってきたら、はじめて発注するようにします。

4.姿置きで元の位置に「戻したくなる」
定位置を決めたら、テープやペンでシルエットを描き、心理的にそこに戻すような働きかけをします

5.使う場所に使うモノを置く
例えば細かな紙ゴミが出やすいシュレッダーの近くに掃除用品を置いて使いやすくします。

6.いつまで使うモノなのかを明記して保管する
過去の書類などは、3カ月以内、1年以内など保管期限を設けて張り紙をし、期限が来たら処分するようにします。

◆「超」整理法

経済学者の野口悠紀雄氏が開発した書類整理方法。書類を整理するということではなく、整理せずにするためにはどうしたら良いかという観点から考え出された手法です。

これは「押し出しファイリング」とよばれるもので、次のような手順を踏みます。

1.A4書類が入る封筒を大量に用意する
2.書類をひとかたまりずつ封筒に入れて本棚に並べる
3.紙の書類はすべてここに集中させ、他の場所には絶対に置かないこと
4.新しく追加した封筒や本棚から取り出して使用した封筒は、必ず左端に置く
5.使われない封筒は徐々に右に溜まっていくので、自分で決めたタイミングで中身を捨てるか保存するか決める

つまり、使用頻度の高い書類ほど左側に寄り、不要な書類ほど右側に寄っていくということですね。

 

最後は、整理術というよりも上手に整理をするための考え方の紹介です。

◆断捨離

クラター(散乱物)・コンサルタントのやましたひでこ氏が考えだした行動技術。シリーズ関連書籍は300万部を突破しているため、ご存じの方も多いかもしれません。

また同氏の公式ホームページでは、断捨離を、

・「断」=入ってくる要らないモノを断つ
・「捨」=家にはびこるガラクタを捨てる

そして「断」と「捨」を繰り返した結果訪れる状態を、

・「離」=モノへの執着から離れ、ゆとりある“自在”の空間にいる私

とし、「『このモノは使える』→『取っておく』ではなく、『私が使う』→『必要』という考え方」にシフトしようとするものです。

整理のためのお助けグッズ

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デスクの上がなかなか片付かないという方には、整理整頓のために作られた各種のグッズを利用してみるのも効果的です。

ここでは、定番からアイデア商品まで、便利な商品をいくつか紹介します。

1.ファイルスタンド

書類の入ったファイルをまとめておくための定番アイテム。なかでもビュロー社のファイルボックスは組み立て式なので、ファイルの数が減ったらぺしゃんこにしてしまっておけるので便利です。

2.卓上モニター台

台の上にはモニターを置き、その下にキーボードが格納できるようになっています。また、左右の空間も、電卓や手帳など小物を置くことができるため、デスクはかなり広く使えます。リヒトラブ社の机上台「ティファ」が有名です。

3.電子吸着ボード「ラッケージ」

糊がなくでも名刺やメモ紙などを一時的に貼ることができる、デスクに置ける掲示板。キングジムが開発したもので、乾電池を電源とした静電気の作用で小さな紙を貼り付けることができます。

4.ポスト・イット ポップアップノート ディスペンサー

ポストイットを1枚ずつはがして取り出せる卓上グッズ。ポストイットと同じ3M社の製品なので、相性はバッチリです。

5.プラス ゼムクリップケース

取り出し口に磁石が入っており、クリップが吸い付いてくれます。簡単な仕組みですが、片手でクリップをつかめるので意外と便利です。

このほかにもテーブルの天板の下に、後付できる引き出し「テンダーワイド」や、ペン、クリップ、ホチキス、ハサミなど小物文具がひとまとめにできる小物収納ラック「デスクオーガナイザー」など、書類や小物の整理のためのお助けグッズはいろいろあります。

 

昔と違って、PCが発達した今日、デスクの上が書類であふれかえるというケースは少ないと思います。それでも取引先からの書類や、社外用の資料、会議で配られたプレゼン資料など書類が増える要素はいくらでもあります。

これらをすべて保管するのはスペース的にも無理ですし、いざ探すという段になってもどこにしまったかわからないということにもなります。冒頭述べたように、整理整頓とは身の回りを「キレイにする」ことが最終目的ではなく、仕事を効率的に進められるように「必要なものをすぐに取り出せるようにする」ことが目的のです。

それだけに、整理整頓は1年に何回やるか、という考え方ではなく、つねにモノを整理するという考え方をもって取り組むことが大事なのです。

 

(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)

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