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信頼されるプロジェクトマネジャー(PM)は知っている タイムマネジメントの基本

プロジェクトマネジメント(PM)に欠かせないタイムマネジメント

プロジェクトマネジメントに欠かせないタイムマネジメント「プロジェクトマネジャーに求められるものとは何だろうか?」「自分はそれを提供できているだろうか?」

プロジェクトマネジメントの経験がある方なら、一度はこんなことを自問したことがあるのではないでしょうか。広範かつ膨大な業務を管理しなければならないプロジェクトマネジメントだからこそ、求められるものも必要とされるスキルも一つや二つではありません。冒頭のような問いにも、一言では答えられないという方が大半なのではないでしょうか。

コンサルタントのプロジェクトが目的と期限のあるものである以上、期限内にその目的を達成させることがプロジェクトマネジャーの大きな仕事であることは言うまでもありません。その意味では、タイムマネジメントはプロジェクトマネジャーにとっては最低限求められることであり、「必須スキル」として敢えて挙げられることですらないものかもしれません。しかし、実際にコンサルプロジェクトの経験がある方はご存知の通り、「期限内に目的を達成させる」ということは簡単なことではありません。むしろ、コンサルプロジェクト発足時に設定していた期限内に残タスクなく完了するコンサルプロジェクトの方が珍しいと言っても過言ではないでしょう。

今回は、そんな中でもしっかりと期限を守ってコンサルプロジェクトを完遂するプロジェクトマネジャーになるために必要なタイムマネジメントの基本についてご紹介したいと思います。

タイムマネジメントとは?

まず、タイムマネジメントとは何を管理することなのでしょうか。タイムマネジメントとは何を管理することなのでしょうか。

「あらかじめ抜け漏れのない完璧なタスクスケジュールを作成し、その通りに進めていくことがタイムマネジメントである」と考える方もいるかもしれません。確かに、それができるに越したことはありませんが、そのためには、スケジュール作成時、つまりコンサルプロジェクトの開始前に、コンサルプロジェクト全体を通して必要となる成果物やそれらを作成するために必要な作業、そして各作業の所要工数などをすべて正確に予測する必要があります。しかし、当然のことながらそのような精緻な予測は現実的には不可能です。

では、何をするのがタイムマネジメントなのでしょうか。

目的が「コンサルプロジェクトを期限内に完遂すること」であることに立ち返ると、大事なのは「事前に“完璧な”スケジュールを作成すること」ではなく「事前に“可能な限り完璧な”スケジュールを作成しておき、以後コンサルプロジェクトを通してそのスケジュール(予定)と実態(実績)の乖離が起こらないよう適切な対応をとること」であると言えます。

タイムマネジメントとは、スケジュールの作成とその予実管理を行うことなのです。

スケジュール作成時のポイント

コンサルタントのスケジュール作成時のポイントでは、スケジュールの作成時にはどのようなことに気をつければいいのでしょうか。

ポイントは次の2点です。

(1)必要な成果物の予測から必要な作業を漏れなく洗い出し、作業間の順序を設定しておく
(2)各作業の所要工数は過去のコンサルプロジェクト等を参考に保守的に算出する

(1)に関しては特に「作業間の順序を設定しておく」ことが重要です。作業を実際に対応する順に並べてみることにより、洗い出しをしただけでは気づけないタスクの抜け漏れに気づきやすくなります。

(2)については、過去の類似のコンサルプロジェクトを参考に、なるべく余裕を持ち、バッファを持たせるなどして保守的に算出することをおすすめします。保守的にと言っても、コンサルプロジェクト全体の納期や各フェーズの終了時期、クライアント側の承認会議といった重要なマイルストーンに影響を及ぼさない範囲で、というのはもちろん大前提です。

予実管理の状況は常にクライアントに共有すべし

このようにして作成したスケジュールは、プロジェクト期間中を予実管理の状況は常にクライアントに共有通して常に見直され、最新の状態に保たれていなければなりません。この「見直しをすること」および「最新の状態に保つこと」が、スケジュールの予実管理に当たります。

この時に大事なことは、見直した結果を常にクライアントと共有しておくことです。

ほとんどのコンサルタントのプロジェクトでは週次や日次で進捗確認のミーティングが開催されるかと思います。その場でスケジュールの状況を報告し、対策を検討したり、リカバリ案に対する承認を得たりするのです。これにより、クライアントからの信頼を損ねるリスクはもちろん、期間延長分のコストを請求できなくなるリスクも回避することができるのです。

ここは極力、「スケジュールファイルを共有しているんだから大丈夫だよね」という憶測でやらずに「しっかりと場を設けて口頭で確認をする」というプロセスを怠らないようにしたいものです。

いかがでしたでしょうか?

今回はプロジェクトマネジャーにとってのタイムマネジメントに関する内容でしたが、日々コンサルティングファームやフリーランスのコンサルタントとして活躍する方にとってはある意味、当たり前のことだったかもしれません。ただ、実態として期日通りにコンサルプロジェクトがスムーズに進むことがないとするのであれば、やはりそのプロセスのどこかに問題・課題があるからに他なりません。着手前にスケジュールを立て、随時見直しを行い、関係者に状況を共有しながらタスクを進めるという方法自体は、プロジェクトマネジメント以外の仕事をしている方にも役立つものなのではないかと思います。これまでタイムマネジメントに縁がなかったという方も、日常の仕事に一度この方法を採り入れてみてはいかがでしょうか。

(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)


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