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チーム力倍増!プロジェクトマネジャ(PM)が身につけるべき傾聴スキル

プロジェクトチームの力を最大化するには

多くのチームメンバーを統括してコンサルタント案件を推進コンサルタントのプロジェクトチームの力を最大化するにはしなければならないプロジェクトマネジャ(PM)にとって、プロジェクトメンバーとのコミュニケーションは最も気を遣う事柄の一つなのではないでしょうか。

プロジェクトチームの力を最大限に発揮するためには、PMOとして働くメンバー全員が自発的に各自の役割を遂行してもらう必要がありますが、常にコンサルタント案件全体を視野に入れておかなくてはならないプロジェクトマネジャ(PM)には、たくさんいるメンバー一人一人のモチベーションを手厚くマネジメントできるような時間的余裕はないのが実情ですよね。特にフリーランスや個人事業主として活躍する独立コンサルタントの皆さんは、初見の皆さんと短期間でコンサルタント案件を完遂しなければならないとあって、コンサルタント案件の稼働中にPMOとして働くメンバーとの意思疎通を図るのは難しいと感じている方もいらっしゃるとお伺いいたします。

そこで今回は、短い時間で効果的にメンバーの自発的行動を促すための「傾聴スキル」を使ったコミュニケーションのコツを簡単にご紹介します。

プロジェクトマネジャ(PM)は傾聴が苦手?

プロジェクトマネジャー(PM)は傾聴が苦手?「傾聴」という言葉自体は、書籍やWEBサイトで目にしたことのある人も多いかもしれません。傾聴とは、自分の意見や主張を押し付けずに相手の話に丁寧に耳を傾けることにより、相手自身の内省と自己理解を促し、それに伴う自発的な行動を引き出す手法として、主にカウンセリングやコーチングの場面で使われるコミュニケーションスキルです。この傾聴、プロジェクトマネジャの中には苦手とする人もいるといわれているようですが、その理由は何なのでしょうか。

大きな理由の一つとして、プロジェクトマネジャに通常求められる「先を読み先手を打つ力」や「解を準備しておく力」が、傾聴を阻害する要因になっているということが考えられます。

納期までにプロジェクトを完遂させることが最大のミッションであるプロジェクトマネジャにとっては、現状から先を読んで準備をしておくことや解決策を複数用意しておくことは基本中の基本とも言えるスキルです。PMOとして働くチームメンバーからの相談や、クライアントからの要望・依頼に対しては、話を聞きながら並行して返答を考えることはもちろん、その返答も一つではなくリカバリ案まで含めた複数を用意するのが当たり前で、人の話を聞く時は常に頭はフル回転、という人も多いのではないでしょうか。

ところが、プロジェクトマネジャにとってプロジェクトを推し進めるために必要なこれらのスキルは、傾聴を行う際には役に立たないどころか邪魔になってしまいます。なぜなら、傾聴とは「身を入れて聴くこと」であり、聞きながら頭を回転させたり解を探したりする行為とは正反対の姿勢が求められるものだからです。

しかし、プロジェクトマネジャがプロジェクトを推進するためには、当然のことながらチームのパフォーマンスをよくすることが必要不可欠です。つまり、プロジェクトマネジャには相反する2つの能力、すなわち「プロジェクトを推し進める力」と「傾聴によりチームメンバーの自発性を促進する力」が同時に求められるのです。

プロジェクトマネージャ(PM)が傾聴を成功させる2つのコツ

では、そんな聴き下手のプロジェクトマネジャがPMOとして働くメンバープロジェクトマネジャー(PM)がメンバーに対する傾聴を成功させるポイントに対する傾聴を成功させるには、何に気をつければいいのでしょうか。

ポイントは次の2点です。

1.「解」ではなく「話を受け容れているという態度」を示す

PMOとして働くメンバーから相談を受けた時、あるいはメンバーが悩んでいる時、仕事のできるプロジェクトマネジャほどその状態に対する「解」を与えてしまいがちです。しかし、プロジェクトメンバーの自発性を促すためには、「解」は与えるのではなく気づかせてやらなくてはなりません。そのために有効なのが、聴いた内容を受け容れているという態度を示すという方法です。

具体的には、相槌を打つ、相手の言葉を鸚鵡返しに繰り返す、といった対応がこれに当たります。いずれもプロジェクトを推進する役割においてはまったく縁がないといっても過言ではない対応かもしれませんが、傾聴においては、これによってメンバーが「きちんと聴いてもらっている」という安心感を得られ、自分の存在価値を再認識し、変に委縮せず自ら責任感を持ってより深く考えるようになるという効果が期待できるのです。

2.「評価」するのではなく「認知」する

マネジメント職にある人間がPMOとして働くチームメンバーの話を聞くという場面では、「評価する側」と「評価される側」という構図になりやすいのは仕方のないことだと思います。ただし、そこが傾聴をするべき場面である場合には、メンバーの話に対して「評価」を下すことは禁物です。大切なのはあくまでメンバー自身の「自発的な」動きを促すことであり、褒める・叱るといった「評価」による動きを促すことではないからです。

ここで求められるのは、話から感じ取れる相手の行動の源泉や大事にしている思いをただ「認知」するということです。自分が大切にしているものを認めてもらえて嬉しくない人はいませんよね。これによってメンバーは自分に自信を持つことができ、自発的な行動を起こしやすくなると考えられるのです。

面白いのは、上記2つに共通するのは「事前準備をせず相手の話の流れに任せること」であるという点です。事前準備をしてはいけないタスクなど通常のプロジェクトマネジメントにおいてはありえませんが、プロジェクトマネジャとしてチームの力を最大化するというミッションではそれが求められるのです。

 

効果的な傾聴は、プロジェクトチームのパフォーマンスアップだけでなくPMOとして働くメンバー個々人の成長にもつながるという点で、プロジェクトの効率を上げながら人材育成もできる一石二鳥の効果をもたらします。フリーランスや個人事業主として活躍する独立コンサルタントの方にとって、もしかしたら再会することのないメンバーであったとしてもご自身の成長のために傾聴スキルを研鑽することはとても大切なことです。自分のペースではなく相手のペースに合わせる必要のある傾聴は、自分の力だけではコントロールできない要素もあり時間もかかる取り組みではありますが、チームメンバーだけでなくクライアントやプロジェクトのステークホルダーに対しても有効活用できる可能性があり、プロジェクトマネジャとして持っておいて損はないスキルです。

PMOとして働くチームメンバーのモチベーションマネジメントに悩んでいるプロジェクトマネジャの方はもちろん、管理職としてメンバーのマネジメントを担っている方や、メンターとして後輩の育成に当たっている方も、一度この手法を試してみてはいかがでしょうか。

(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)

 

 

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