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RPAシステム導入と活用法をコンサルタントの立場から見ると…

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RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)は、多くの企業だけでなくITコンサルタント業界でも、現在非常に注目を集めているジャンルです。「ロボットによる業務自動化」と言っても決してAIなど高い人工知能技術が使われているわけではなく、現場で働くスタッフが簡単に機能を活用できるのが一番の強みでしょう。

 

ただやはり、導入にあたってはITやロボットの専門知識を持つコンサルタントによるアドバイスが必要です。価値ある働き方改革を実現するために、ITコンサルタントが知っておくべきRPAの最新動向を解説します。

 

 

目次

■従来のシステム変更とは違うRPAプロジェクトについて
(1)意外と工数を割いてしまう「作業報告」や「ダブルチェック」も必要なし
(2)RPAツールの現状と未来

 

■OCRとRPAの連携技術は大幅に進化している
(1)スタート時の対象業務選出とプログラム設計書作成
(2)最終的な人の確認は必要

 

■RPA導入時にコンサルタントがすべきことは何か
(1)プログラミング知識とクライアントの業務知識が必要
(2)RPAのデメリットについても説明を

 

■優秀なコンサルタントに求められるスキルとは
(1)プログラミング知識とクライアントの業務知識が必要
(2)各スキルはどうやって伸ばすべきか

 

■まとめ

 

 

 

従来のシステム変更とは違うRPAプロジェクトについて

従来のシステム変更とは違うrpaプロジェクトについて_1

(1)意外と工数を割いてしまう「作業報告」や「ダブルチェック」も必要なし

ITコンサルタントなら、ある程度の業務自動化は従来の業務システムの見直しでも実現できることをご存知でしょう。

 

例えば顧客管理業務なら、従来型の顧客管理ツールを導入することでも全社的なデータベース管理を実施することは可能です。

ただ従来型システムの場合、データベース化する作業は人の手で行なうのが一般的。顧客一人ひとりのデータをインポートする定型業務は現場スタッフが手作業で行なうのが通常ですし、作業報告を管理監督者にメールしたり、作業後にダブルチェックしたりといった人的作業も発生します。これらの作業を自動化し、本当の意味で業務改善を実行するには、従来のシステム改修を行なったとしても追い付くものではありません。従来のシステム間のデータ移行やダブルチェック業務などは、システムに組み込むにも難しい作業です。

 

一方RPAなら、これら作業のプロセスすべてをロボットにより自動化することができます。顧客データの入力作業から正誤チェック、管理監督者への報告メールまでデータベース構築のプロセスすべてをソフトウェアロボットが代行することも可能です。

つまりITコンサルタントは、RPAは概念自体が違うということをまずクライアントに正しく理解してもらう必要があります。robotic process automationは、従来のシステムツールでは追い付かない業務範囲で定型業務を自動化できる可能性が高いというのが、一番理解してもらいたいポイントです。また基本的には専門技術を持たない現場スタッフが取り扱えるツールですが、イレギュラーな対応もAIの導入などで解決できるケースもあります。

RPAも日々進化しており、あらゆる業務に活用できるロボット技術に変化しつつあることを、クライアントにも認識してもらう必要があるでしょう。

(2)RPAツールの現状と未来

現在主流となっているRPA技術は、ロボットソフトウェアによる定型業務の自動化です。

AIによる機械学習など関連技術の活用が期待されますが、現状ではツール自身が柔軟に判断し、自律学習するレベルまでは達していないのが事実です。基本的には現場スタッフが取り扱えるロボットですが、複雑なコマンドや詳細設定、メンテナンスに至ってはやはりITの専門知識が必要です。

もちろん旧来のマクロ等に比べれば、ツールが実行できることは雲泥の差で増えていますし、ツールの認識能力も向上しています。業務によっては、ほぼ人の手を介さずツールが自動処理を行なえるレベルに進化してきています。コンサルタントとしては、現状RPAができること将来的に期待できる技術を正しくクライアントに理解してもらう努力が必要でしょう。現にAIなど人工知能技術の進歩は急速に発展しており、RPAが自律学習できる水準に達する見込みは濃厚です。

 

今、定型作業のほとんどをRPAに移行しておけば、近い将来人が対応する単純作業が大幅に削減され、人は「人にしかできない業務」に専念できる期待があります。もちろんツールを活用できれば同じ作業量を少ない人件費で実施できますし、労働者不足も解決します。コンサルタントが注力すべきはクライアントの業務内容の整理であり、適正な範囲を自動化することで大きな成果を得ることができるでしょう。

 

 

OCRとRPAの連携技術は大幅に進化している

ocrとrpaの連携技術は大幅に進化している_2

(1)スタート時の対象業務選出とプログラム設計書作成

RPAの最新動向を知るためには、OCR技術の進化にも目を向ける必要があります。

ご存知の通りOCRは紙面や画像から文字を読み取ってテキストデータ化する技術ですが、OCRを活用すれば人が目で見て手入力する手間やミスのリスクを回避し、スピーディにデータ化することができます。

そしてOCRとRPAを組み合わせることで、RPAの業務自動化はさらに加速できるようになります。書類さえあれば、スキャンするだけで入力業務からデータベース化まですべての作業を自動化することが可能です。このOCRとRPAのタッグで、従来の業務効率を約3倍アップさせたという企業もあるそうです。

 

例えば請求書や申込書など膨大な紙面やpdfから文字を読み取り、読み取ったテキストデータを決められた表計算ソフトや企業の基幹システムなどに自動入力することも可能です。スピードと正確性から見ても非常に効率的で効果的な自動化であり、まさに現場で導入が求められるロボ技術と言えるでしょう。ただOCR技術自体が登場したのはかなり昔のことなので、なぜ今OCRに注目が戻って来たのか不思議に感じたITコンサルタントも多かったのではないでしょうか。ご存知の通り登場当初のOCR技術は、複雑で多様性を持つ日本語を読み取れるレベルにはなく、正確性を欠くことから実用には不向きと評されていました。

しかしながらここ数十年のAIの急速な進化を受け、OCRにAIを導入することで学習の精度が飛躍的に伸びる結果となりました。事実、現在では罫線なしの紙面に自由に書かれた手書きの日本語でも、99%を超える精度で読み取れる製品も登場しています。このことはRPAにおいても非常に大きなポイントとなり、業務自動化を強く推進するベースにもなっています。

 

OCRとRPA導入のメリットは、入力のヒューマンエラーを無くせること入力スピードを加速できることです。コンサルタントとしては、中長期で見た際に、毎月発生する人件費に比べて費用対効果が高くなる点をクライアントへ明確に伝える必要があります。

一概に言えませんが、人間の入力スピードが1分間で120文字平均とした場合、OCRなら16500文字程度というケタ違いの数値になります。手入力の正確性90%に対しOCRは98%、人件費の月間コストを1人25万円とすれば多くのOCR製品とRPAが20万円程度で導入可能ですから、非常に大きなコスト圧縮だと理解できます。

(2)最終的な人の確認は必要

OCRの精度が上がっても、やはり最終チェックを行なうのは人間だという点は強調しておく必要があります。フローの要所に人的チェックを挟むことで、100%に至らないOCR技術を確実に100%にすることが可能となるでしょう。そのためコンサルティングとしては、業務フローにおいて人が介入するポイントを明確にする必要があります。

例えば請求書の処理であれば、書類やpdfの内容をチェックしてOCR処理にかけるまでOCRから生成されたデータをチェックしてRPA処理にかけるまでが人的作業になります。

業務すべてを丸投げするのが自動化ではないことをクライアントと現場担当に理解してもらい、本当の意味で働き方の改革に繋げることが重要となります。

 

 

RPA導入時にコンサルタントがすべきことは何か

rpa導入時にコンサルタントがすべきことは何か_3

(1)スタート時の対象業務選出とプログラム設計書作成

それではRPA導入プロジェクトに際し、コンサルタントがすべき業務は具体的にどんな内容なのでしょうか。

RPAコンサルタントの支援が必要なのは、プロジェクトのフローの内、特にスタート時の対象業務選出プログラム設計書作成です。設計書作成はエンジニア業務のように感じるかもしれませんが、プロジェクト次第でエンジニアは開発に専念し、設計はコンサルタント側に切り分けられるケースも少なくありません。

 

特にRPAのシナリオロジックを設計するためには、クライアント側と綿密に仕様を詰める必要があります。そのためエンジニアが出向くよりクライアントと密接なコンサルタントのほうが、プログラム設計を行なう適材と言えるのです。いずれにせよRPA導入にあたっては、クライアントの現状の業務を整理する必要があります。自動化する範囲を明確にして、実施後に期待通りの導入効果が得られるよう導くのがコンサルタントの仕事です。

 

プロジェクトのフローとしては、まず対象業務の選出、次に現状の分析、業務フローの設計、そしてプログラム設計書の作成となります。

現場であるユーザー部門と中央管理部門の両方と連携し、ビジネスプロセスを整理して理想の業務形態を構築するのがコンサルタントの腕の見せ所でしょう。最初にビジネスプロセスを明示しておくと、トライアルでRPAを動作させた時に問題が起こった場合にもスピーディに対処できます。

体験版の導入などを支援するケースもありますが、クライアントが適切に検討するためには同様のプロセスが必要です。

(2)RPAのデメリットについても説明を

RPAにはさまざまなメリットがありますが、コンサルタントとしてはあらかじめクライアントにデメリットも伝えておく必要があります。一番のデメリットは、システム障害などでRPAが停止した場合に、業務が全面的に止まってしまうことです。これはRPAに限ったことではなく現代のほとんどの企業が規模を問わず抱えている懸念ですが、企業活動がストップしてしまうリスクは認識が必要です。システム障害が起こる原因はケースバイケースですが、避けられない災害なども考えられますので、手動マニュアルの用意など万が一に備えて準備しておく必要はあるでしょう。

 

ただソフトウェアロボットが行なっている業務をすべて人的に処理することは事実上不可能ですので、何を優先すべきか、どの部署がどのような対応をするのか、現実的な手段を決めておくことが重要です。また、すべての業務をRPAに頼りすぎると、現場スタッフが業務プロセスを把握できない状況が生まれます。どこまでを人が行ない、どこからを自動化するのか、人間とロボットとの業務範囲の棲み分けが大切でしょう。

 

 

優秀なコンサルタントに求められるスキルとは

優秀なコンサルタントに求められるスキルとは_4

(1)プログラミング知識とクライアントの業務知識が必要

すでにITコンサルタントとして現場に出ている人も多いかと思いますが、あらためてRPAコンサルタントとして高く評価されるポイントはどこにあるのか考察してみましょう。

 

RPAコンサルタントとしてプロジェクトに就く場合、求められるスキルや知識はいくつかあります。

まず企業のホワイトカラーに必要とされる「ロボット」の知識です。RPAは確かにITツールの一つですが、導入するクライアントに具体的に理解してもらうためには、企業でロボットを雇うとイメージしたほうが早いケースが少なくありません。

このロボットを使いこなすのは現場のスタッフであり、仕事をどう分担してどう指示を出せばいいかを考えるために、コンサルタントはロボットができることや特性などの知識が必要となります。

そして既存の業務フローの中にロボットを組み込み、そのシナリオをプログラムに解釈し直すために、プログラミングの知識も必要となります。現在市場で評価の高いRPAコンサルタントは、RPAの設計が自力である程度行なえる専門知識を持っています。この点は通常のコンサルタントと異なる点でしょう。

 

さらに、対象業務の選定を行なう以上、クライアントのユーザー部署の業務知識が必要となります。企業でRPAが導入されやすいのは経理財務部門や営業部門ですが、完全に知識武装できるレベルにはないとしても、会話が通じるレベルであることは必須です。ヒアリングが滞りなく進められ、漏れや追加業務に気付けるスキルがあれば高く評価されるでしょう。

 

現在ニーズが高いのは、経理財務の他、医療金融不動産業界などです。あらかじめ業界を絞って専門知識を深めておけば高い需要がありますので、プロの人材派遣サービスに人材登録し、希望する業界での活躍を目指してください。

(2)各スキルはどうやって伸ばすべきか

RPAプログラミングに関しては、各種ソフトウェアのチュートリアルツールなどを活用して勉強するのも良い方法です。基本的に自主学習ですが、ご存知の通りプログラミングは自主学習が原則ですので、手を動かしながら知識を身につけるのが一番です。ヒアリングスキルはコンサルタントには必須のスキルですので言うまでもないですが、RPAの効果を最大限に引き出すためには業務フローの提案もしなければなりません。

 

また、制作したフローを今度はプログラム設計書に落とし込むスキルも必要です。プログラム設計にはロボットの深い知識が必要ですので、そのままエンジニアに渡して開発に落とし込めるレベルを目指してください。これらは一朝一夕に身につくものではありませんが、市場で価値あるコンサルタントとして活躍するためには、やはり努力が必要です。

 

 

 

 

RPAシステムの導入とその活用法について、コンサルタントの立場から考察して来ました。

真に価値ある業務自動化を実現するためには、コンサルタントに求められる業務の幅も広くなり、多くの専門知識が必要とされます。RPAコンサルタントには高いスキルが要求されるのは事実ですが、非常に将来が明るく期待の大きい職種であることは間違いありません。是非人材派遣サービスを利用して、市場で価値あるRPAコンサルタントとして活躍してください。

 

 

(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)

 

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