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正社員の「テレワーク」。もう働く場所は重要じゃない!

最終更新日:2020/02/20
作成日:2016/09/26

 

働き方改革の推進にあたり、改めて注目が集まるようになったテレワーク。
会社に出社せず自宅で勤務する、また時間単価ではなくアウトプットベースで仕事を遂行する要素も持つこの働き方は、フリーランスの方はもちろん、副業(複業)を希望する正社員の方やワーキングマザーの方にとっても、新しい可能性を秘めています。さらに、オリンピック開催に伴い、都市部や交通機関の混雑緩和のために、テレワークを推進しようという動きもみられるようになってきました。

 

またテレワークは、インフルエンザをはじめとする感染症拡大の予防にも最適です。特に小さな子どもがいるご家庭では子どもを介して家族も感染症に罹患してしまうなど、病気をもらう可能性も高まります。看病する家族も知らぬ間に感染している可能性もあり、感染したかわからない段階では出社を見合わせることもあるでしょう。
そのように思いがけず仕事に行けなくなってしまった時や、体調はほぼ戻っているが出社できない期間などの業務調整にも、テレワークやリモートワークは役立つこと間違いなし。

 

フリーランス、会社員、主婦、主夫の方問わず、長所ばかりに思えるそんなテレワークですが、気を付けなければならないのはどのようなことなのでしょうか?テレワークで活躍するツールと併せてご紹介します。

 

目次

■正社員でもオフィスに出社せず仕事が出来る
(1)多様なライフスタイルに合わせて仕事が出来る
(2)正社員のリモートワーク先駆けであるリクルートホールディングス、ベンチャー企業のCASTER BIZ

 

■テレワークのデメリットと注意点
(1)対面コミュニケーションの機会が減る
(2)スケジュール管理を自己責任で行なう必要がある

 

■テレワークで活躍するツール
(1)対面コミュニケーション不足を解消するツール
(2)スケジュール管理に役立つツール

 

※本コラムは、2020年2月20日に「もう働く場所は重要じゃない!「リモートワーク」の今」を再構成したものです。

 

 

正社員でもオフィスに出社せず仕事が出来る

(1)多様なライフスタイルに合わせて仕事が出来る

最近、副業(複業)や時短勤務など、新しい働き方に注目が集まる中、インターネットニュースで「テレワーク」や「リモートワーク」に関する記事を目にする機会も増えました。

カフェでパソコンを広げて仕事をしている、フリーランスやノマドワーカーの人を見かけたことがある方も多いでしょう。

 

テレワークの一番の特徴は、オフィスに出社せず仕事ができるという点。

 

単に働く場所の自由を享受できるということだけではなく、多様なライフスタイルに合わせて仕事ができるということも、テレワークの大きなメリットの一つです。例えば、従来、東京に所在する企業に遠隔地の方が雇用されることはほとんどありませんでしたが、テレワークを活用すれば、海外にいながらでも東京の社員と仕事をすることができるので、企業は正社員やフリーランス問わず採用対象を大幅に拡大できます。

また、保育園に入れない子どもや小学校にあがったばかりの子どもを抱えたワーキングマザーも、テレワークを活用することによって仕事をする時間をコントロールでき、育児と仕事を今より楽に両立できる可能性が出てきます。

 

このように、テレワークを採り入れることには、労働力の確保引き継ぎコストの削減という観点で企業にも大きなメリットがあるのです。

(2)正社員のリモートワーク先駆けであるリクルートホールディングス、ベンチャー企業のCASTER BIZ

リモートワークに関して、話題になったのが、「リクルートホールディングスが正社員や契約社員、業務委託従事者問わず、全従業員にリモートワークを許可した」というニュース(※1)。日本のHR業界を牽引すると言っても過言ではないリクルートがリモートワークを許可したことで、「テレワークは、フリーランスなど正社員雇用ではない人たちとの労働形式」という概念を持っていた他の企業にも少なからず影響があったことでしょう。

 

また、ベンチャー企業でもテレワークは導入されています。

オンラインアシスタントサービス「CASTER BIZ(キャスタービズ)」を展開する株式会社キャスターでは、全社でテレワークが導入されています(※2)。オンラインで懇親会も開催されるなど、利便性だけではないユニークな取り組みも行なわれているそう。

 

このように、テレワークを先駆けて取り入れている企業の実例が増えることが、新たに導入を検討している企業への参考事例となり、さらなるテレワーク導入企業の増加につながるかもしれません。

 

※1:https://recruit-holdings.co.jp/news_data/release/2015/1224_16416.html
※2:https://www.reworker.jp/company/6

 

 

テレワークのデメリットと注意点

 

良いことづくしのテレワークのように思えますが、デメリットはないのでしょうか?よく指摘されるものとして下記の2点があります。

(1)対面コミュニケーションの機会が減る

テレワークを導入することによって、今までのように社員同士face to faceで話をする機会が減ります。

密な意思疎通が必要な場合は、やはり対面でのコミュニケーションの時間を取ることが必要です。遠隔地での勤務する正社員など、どうしても対面が叶わない場合は、ビデオチャットツール等でコミュニケーションをとることが効果的です。

(2)スケジュール管理を自己責任で行なう必要がある

テレワークを行なう場合は、自分の責任で仕事の進捗を管理する必要があります。新たな働き方に慣れるまでは、リマインダーアプリなどを使うことで抜け漏れのないタスクスケジュール管理を行なうと良いでしょう。

 

正社員の上司や同僚といった周囲の目がないため集中して業務に従事できる点は、テレワークのメリットの一つ。しかし、裏を返せば時間に際限なく怠惰に過ごすこともできてしまいます。自己責任でスケジュール管理がきちんとできることはテレワークの最低条件です。

 

テレワークでのスケジューリングで気を付けたいのは、仕事以外の予定も含めて考えること。せっかくプライベートと仕事を両立できるようにテレワークを選択したのに、結局仕事一辺倒のスケジューリングでは、メリットを享受できません。オンオフの時間を区別してどちらの時間も充実させてこそ、テレワークを採り入れた意味があると言えるでしょう。

 

 

テレワークで活躍するツール

 

テレワークのデメリットである「対面コミュニケーションの不足」と「スケジュール管理徹底の必要性」ですが、ツールを上手に活用することで解消につながります。

誰でも簡単に使え、テレワークに役立ち、かつ無料で使える(プランによっては有料もあり)ツールがたくさんあります。自分にとって使いやすいツールを探して導入しましょう。

(1)対面コミュニケーション不足を解消するツール

①Zoom、Skype、Googleハングアウト

一対一の会話はもちろんのこと、複数人でweb会議を行なうこともできるツールです。

それぞれのツールに一長一短があり、また通話なのか、動画などの画像共有なのかによっても向き不向きがあります。

他にも、1人が話している内容をセミナー形式で聴くのか、同時に会話をしながら進めるのかなど、ビデオ会議といってもその種類や求める要素は多種多様。プランによっては有料のものもありますので、企業とテレワーカー双方にとって使いたい機能が使いやすく用意されているツールを探しましょう。

※Zoom:https://zoom.us/
※Skype:https://www.skype.com/ja/
※Googleハングアウト:https://appllio.com/how-to-use-google-hangout


②Google Drive/ Google Docs /Googleスプレッドシート

Microsoft Officeを使っている方は多いと思いますが、これらはさながらGoogleオンラインOfficeです。このツールが便利なのは、同じドキュメントを同時に複数人で更新することができ、リアルタイムで反映されることです。このため、同じドキュメントを見れば、「ここはこう」というように電話で情報を伝えることもできます。オンラインで使うことができるため、Microsoft Officeのようにソフトウェアが入っていなくても、Googleアカウントさえあれば利用できるところがポイントです。

※Google ドキュメント:https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/

(2)スケジュール管理に役立つツール

スケジュールツールはたくさんありますが、今回は「Trello(トレロ)」をご紹介します。

Trelloはカレンダー形式ではなく「カンバン方式」と呼ばれるタスク管理ツールで、複数のプロジェクトを抱えることが多い方に適しています。オンラインでも、アプリでも使えますし、基本的には無料で使うことができます。

 

使い方ですが、まずプロジェクトごとに「ボード」を作り、そこに「リスト」を作ります。リストの中には「カード」を入れる仕様になっており、ボード>リスト>カードという階層構造でタスクの進捗を管理する仕組みになっています。

 

例えば「コラムの執筆」というタスクの進捗を管理する場合、「執筆ボード」の中に「推敲中」「執筆中」「済み」という三つのリストを作り、それぞれに下記のように社名カードを入れて使用します。

「推敲中」・・・「A社」「C社」
「執筆中」・・・「B社」
「済み」・・・「D社」「E社」

そして、B社の執筆が終わったら、「B社」カードを「執筆中」リストから「済み」リストに移動させます。これを使えば、タスクのステータスが一目瞭然です。

カレンダータイプではありませんが、リマインダー設定ももちろんできるので、テレワークのタスク管理に非常におすすめです。

※Trello:https://trello.com/ja/home

 

 

企業がテレワークを導入する際には、最初から完全にオフィス勤務をやめてしまうのではなく、オフィス勤務と在宅勤務の時間を混在させながら働く期間を設けてみるのがおすすめです。テレワークの合間に出社日をマイルストーン的に配置すると、業務スケジュールのペースメーカーになってくれるので、まずは三日に一度出社するなどの形でテレワークを始めてみて、自分の働き方に合うと感じてからテレワークの日を増やしていくのです。

 

テレワークは、従業員にとっても組織にとってもメリットのある働き方ですが、導入のタイミングは慎重に検討し、導入が決定した場合も前段階の試運転は必ず行ないましょう。リクルートでもリモートワーク本格導入の前に試運転期間を設けていたそうなので、モデルケースとして参考にしてみるのもいいかもしれません。

 

自分に合った働き方を模索する上での選択肢の一つ、テレワーク。フリーランスの方や個人事業主の方、働き方改革を推進する企業の正社員や契約社員を始め、多くの企業でもさらに導入が進むかもしれません。

 

(株式会社みらいワークス Freeconsultant.jp編集部)

 

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